Odoo-implementatie · Officieel Odoo Silver Partner

Odoo-implementatie zonder sprong in het duister.

Je geeft feedback op een proof of concept dat werkt, niet op een papierberg. Na de diagnose krijg je één vaste prijs voor de eerste fase. En we gaan pas live als jij zelf je scenario's foutloos door de nieuwe omgeving hebt gedraaid.

Plan een kennismakingsgesprek

De implementatie is trap twee en drie van onze viertrapsraket: het Ontwerp en de Uitvoering. Daarvóór gaan we voor de Diagnose naar jouw werkvloer, daarna blijven we aan boord voor de Groei. Het volledige traject lees je bij onze aanpak, het overzicht van alles wat we doen bij onze diensten, en het begint altijd met een kennismakingsgesprek. Eén ding vooraf: wij doen nooit meer dan twee implementatieprojecten tegelijk, ook al zijn we met zeven. Liever twee trajecten die kloppen dan vijf die aanslepen.

Maanden analyseren, niets om te testen

Je vorige traject begon met workshops en eindigde in een lijvig analysedocument. Pas veel later zag je software, en die bleek niet te doen wat er op papier stond. Daarom bouwen wij vroeg een proof of concept: je geeft feedback op iets dat werkt, niet op abstracte documenten.

Alles in één weekend omgooien

Een big-bang go-live: vrijdag het oude systeem uit, maandag hopen dat het nieuwe werkt. Wij gaan gefaseerd live, te beginnen bij de processen met de meeste impact. Eén werkend stuk is meer waard dan tien beloofde.

Na de go-live: stilte

De consultants vertrokken, de vragen bleven. Bij ons volgen op elke go-live twee tot drie weken hypercare met dagelijkse check-ins. En kleine vragen blijven daarna klein: we boeken per tien minuten en ronden niet af naar boven.

Trap 2, Ontwerp: een proof of concept dat geen wegwerpwerk is

We richten Odoo in volgens best practices en leggen elke keuze aan je voor met een eerlijke categorie: standaard, configuratie of maatwerk. In de wereld van software kan alles, maar niet alles is wenselijk. Bij maatwerk beslis jij per item: die aanpassing is het je waard, of niet.

De proof-of-concept-omgeving gooien we na je goedkeuring niet weg: het is de basis waarmee je live gaat. Wat jij test, is wat je krijgt. Geen demo-omgeving die achteraf toch opnieuw gebouwd moet worden.

Over de prijs zijn we even concreet. Het enige dat we vast beloven qua prijs is de analysefase, maar na de diagnose weten we genoeg om ook de eerste fase vast te prijzen: één bedrag, geen open einde. Wat er niet in zit, benoemen we vooraf, zodat er geen verrassingen achteraf zijn.

Schema van een ERP-softwarepakket: verkoop, logistiek, finance en productie samen in één Odoo-platform

Trap 3, Uitvoering: gefaseerd live, in korte cycli

Onze consultants configureren, onze developers bouwen, alles in eigen huis. We starten met de processen die de meeste impact hebben en houden de doorlooptijd bewust kort, want een slepend project wordt duurder. We beginnen liever klein en breiden uit wanneer de functionaliteit er echt bij komt.

Eerst: waar het geld stroomt

Voor de meeste kmo's start fase één bij offertes, orders en facturen: CRM, verkoop en de boekhouding. Dat is waar dubbele input vandaag het meeste tijd kost, dus daar zie je het snelst resultaat.

Dan: de goederenstroom

Zodra de verkoopflow staat, volgen voorraad, inkoop en waar nodig productie. Elke cyclus eindigt met iets dat je team echt gebruikt, met vaste contactmomenten tussendoor.

Later mag later

Een webshop, HR of een helpdesk komen er nadien bij, op dezelfde Odoo-installatie. Eerlijk gezegd: die hoeven zelden in fase één. Alles tegelijk live willen is de kortste weg naar een slepend project.

Gescripte migraties

Je gegevens verhuizen met scripts, niet met copy-paste. Herhaalbaar: we draaien de migratie zo vaak als nodig op een testomgeving, tot ze foutloos loopt, en op go-live-dag nog één keer met je actuele gegevens. Volledige historiek mee waar dat zinvol is. Van Exact Online migreren we met één druk op de knop.

De omgekeerde workshop

Vlak voor de go-live draaien we de rollen om: jij zit aan de knoppen en draait je eigen scenario's, van offerte tot factuur. Wij kijken mee. Loopt een scenario vast, dan gaan we niet live. Pas als jouw mensen het zelf kunnen, geven we groen licht.

Hypercare met dagelijkse check-ins

De eerste twee tot drie weken na de go-live checken we elke dag in. Vragen en beestjes pakken we meteen aan, terwijl je team op snelheid komt. Daarna kies je hoe we verdergaan: een urenpakket of een serviceovereenkomst met gegarandeerde reactietijden.

Eerlijk advies

Je boekhoudhistoriek migreren? Vaak raden we het af.

Technisch kan het, en het zijn facturabele uren voor ons. Toch is ons advies in de meeste trajecten: doe het niet. Je neemt een export van alles wat je wettelijk moet bewaren, je start in Odoo met een correcte openingsbalans, and that's it. Een gemigreerde historiek sleept oude fouten en oude rekeningstructuren mee naar je nieuwe systeem, en je betaalt er nog voor ook. Wil je ze toch mee, dan kan dat, maar dan hoor je eerst van ons waarom wij het niet zouden doen.

Eén aanspreekpunt met mandaat

We vragen één SPOC die knopen mag doorhakken. Niet omdat we niet met je team willen praten, maar omdat een project zonder beslisser stilvalt bij elke keuze. Twijfelgevallen leggen we voor met opties en een advies; de beslissing blijft bij jou.

Tijd van je key users

De mensen die vandaag je offertes, bestellingen en facturen maken, testen straks de nieuwe omgeving. Dat kost hen uren die ze eigenlijk niet hebben, dat weten we. Plan die tijd toch in: de omgekeerde workshop staat of valt met key users die geoefend hebben.

Wat je terugkrijgt

Training hoort er standaard bij: live sessies per module, opgenomen instructievideo's en cheatsheets in je eigen taal. Doel: dat je het morgen zelf kan. Hoe we je team na de go-live verder op weg helpen, lees je bij begeleiding en coaching. Hoe zo'n traject er in de praktijk uitziet, zie je in onze uitgewerkte klantcase.

Hoe lang duurt een Odoo-implementatie?

Hangt af van scope, en wie je zonder analyse een exacte einddatum belooft, gokt. De ordegrootte: voor een eerste fase bij een kmo van vijf tot vijftien gebruikers reken je in de praktijk op drie tot zes maanden. Korter kan als je processen helder zijn en het maatwerk beperkt blijft. Langer wordt het zodra integraties met derde partijen, productieflows of multi-company setups erbij komen. Wij houden de doorlooptijd bewust kort door gefaseerd te werken: een eerste set processen live krijgen heeft prioriteit, de rest komt er stapsgewijs bij op dezelfde Odoo-installatie.

Wat kost een implementatie?

Een eerste fase voor een kmo met vijf tot vijftien gebruikers ligt in de praktijk tussen 15.000 en 40.000 euro implementatiekosten, plus de Odoo-licentie zelf. Dat is een ordegrootte, geen offerte. Het enige dat we vast beloven qua prijs is de analysefase; na de diagnose krijg je één vaste prijs voor de eerste fase. In ons voorstel staat de scope opgelijst met must-haves, should-haves en could-haves, zodat jij zelf beslist wat erin blijft. En wat er niet in zit, benoemen we vooraf.

Kunnen we ons huidige systeem blijven gebruiken tijdens het traject?

Ja, dat is zelfs de bedoeling. Je oude systeem blijft gewoon draaien tot de omgekeerde workshop gelukt is. Omdat onze migraties gescript zijn, draaien we ze op go-live-dag opnieuw met je actuele gegevens: je verliest niets van wat je in de tussentijd hebt ingevoerd. Na de overstap hou je het oude systeem nog een tijd raadpleegbaar voor alles wat je wettelijk moet bewaren.

Big-bang of gefaseerd?

Gefaseerd, tenzij het echt niet anders kan. We beginnen liever klein en breiden uit wanneer de functionaliteit er echt bij komt. Soms dwingt een aflopend contract of een koppeling tot een grotere eerste stap; dan zeggen we dat, en plannen we er extra test- en hypercaretijd rond. Maar alles in één weekend omzetten omdat het op papier efficiënter lijkt: dat raden we af.

Wat als er na de go-live toch iets misloopt?

Er loopt altijd wel iets. Een vlekkeloze go-live beloven we je niet, hoe goed we ook testen. Wat we wel beloven: ligt een fout bij ons, dan zeggen we dat en zetten we ze dezelfde dag recht. Vinden we zelf een fout die jij nog niet gezien had, dan melden we ze zelf. Zit de bug in Odoo, dan zeggen we dat ook, maar de fix staat al live voor we het melden. Daarvoor zijn de dagelijkse check-ins tijdens hypercare er: problemen komen boven terwijl wij er nog elke dag bij zijn.

Benieuwd hoe jouw traject eruitziet?

Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek van dertig minuten. Geen salespitch, wel concrete antwoorden op jouw situatie. Of bel ons op +32 53 89 50 21.