Odoo en je boekhouder: btw, listings en afsluiting.
De boekhouding moet mee naar Odoo, en de boekhouder ook. Je boekhouder werkt in hetzelfde dossier als jullie, met een eigen login.
Een boekhouder hoort in hetzelfde dossier te werken
Bij een overstap beslist de boekhouder vaak mee. Meestal dient het kantoor de btw-aangifte in en maakt het de jaarrekening op.
Wat in de boekhouding misloopt, merkt het kantoor meestal eerst: een btw-aangifte die niet aansluit, openstaande posten zonder overzicht.
In Odoo ziet je boekhouder dezelfde cijfers als jullie, op het moment dat ze ontstaan. Een vraag stelt hij op de factuur zelf, niet in een mail.
Wat Odoo doet voor de Belgische aangiften
Zo werkt het in Odoo Enterprise.
De btw-aangifte gaat rechtstreeks naar Intervat.
Odoo maakt de periodieke btw-aangifte op uit de boekingen van de maand of het kwartaal.
Vóór het indienen toont Odoo wat nog openstaat, zoals boekingen in ontwerp en bankverrichtingen die niet afgepunt zijn.
Daarna stuurt Odoo de aangifte naar Intervat, na aanmelding bij de FOD Financiën. Een XML-bestand opladen kan ook.
Zodra de btw-afsluiting geboekt is, sluit Odoo de periode voor boekingen met btw. Een late factuur komt in de volgende periode.
De klantenlisting en de intracommunautaire listing.
Odoo maakt de jaarlijkse klantenlisting en de intracommunautaire listing op als XML-bestand. Dat bestand laad je op in Intervat.
Intrastat voor wie goederen in de EU verhandelt.
Odoo haalt de Intrastat-gegevens uit de facturen, met de goederencode en het land van oorsprong. Het XML-bestand laad je op in OneGate van de Nationale Bank.
Fiches 281.50 en voorafbetalingen.
Odoo maakt de fiches 281.50 en de samenvattende opgave 325.50 op, met een bestand voor Belcotax.
Voor de voorafbetalingen vennootschapsbelasting rekent Odoo het bedrag uit een geraamde winst, met de betaalgegevens erbij.
Peppol en bankuittreksels komen in Odoo binnen.
Peppol-facturen van leveranciers komen in het aankoopdagboek terecht. Bankuittreksels komen binnen via een bankkoppeling of als CODA-bestand.
Werkt je boekhoudkantoor met CodaBox, dan haalt Odoo de CODA- en SODA-bestanden daar op. Die koppeling maakt het kantoor, met zijn eigen CodaBox-toegang.
Wil je zien hoe dit bij jullie zou lopen?
De jaarafsluiting loopt langs een vaste lijst controles
Voor elk boekjaar zet Odoo een jaarafsluiting klaar. Odoo kijkt na of alle bankverrichtingen afgepunt zijn en of er nog boekingen in ontwerp staan.
Het vergelijkt de openstaande posten van klanten en leveranciers met het saldo van hun rekeningen. Facturen die meer dan 60 dagen vervallen zijn, komen apart naar voren.
Je boekhouder geeft elke controle een status: Gecontroleerd, Extra gecontroleerd of Anomalie. Daarna zet je een afsluitdatum, en een definitieve afsluitdatum kan niemand nog terugdraaien.
Odoo maakt de balans en de resultatenrekening op volgens de Belgische schema's, in verkort en volledig model. Je boekhouder exporteert ze als XBRL-bestand.
Bij een boekhoudmigratie vergelijken we de balans, de openstaande posten en de btw-aangiftes met het oude pakket. Je boekhouder keurt de cijfers goed op een testomgeving.
Hoe je boekhouder in jullie Odoo werkt
Een eigen login, met de rechten die passen.
Je kiest per login de rechten voor de boekhouding. Met Alleen lezen ziet je boekhouder alle boekhoudgegevens, zonder iets te kunnen wijzigen.
De rol Boekhouder geeft alle boekhoudfuncties, zonder de instellingen. Een Beheerder krijgt ook de instellingen.
Het kantoor als mandataris in de aangiften.
In de instellingen duid je het boekhoudkantoor aan. Odoo zet het dan als mandataris in de btw-aangifte en de listings.
Sneller inboeken met de Accountant-modus.
Boekt het kantoor zelf aankoopfacturen in, dan zet je de Accountant-modus aan. Je geeft het totaal in, en Odoo maakt de lijn met rekening en btw.
Vragen blijven bij het document.
Je boekhouder stelt een vraag op de factuur of de boeking zelf. Je team krijgt een melding en antwoordt daar. Zo blijft de uitleg bij het stuk.
Meerdere vennootschappen in één omgeving.
Elke vennootschap houdt in Odoo een eigen boekhouding en een eigen btw-aangifte. Je boekhouder krijgt rechten per vennootschap.
Niet elk kantoor werkt in de Odoo van zijn klanten
Sommige kantoren werken voor al hun klanten in één eigen pakket. Dan bekijken we hoe de gegevens overgaan zonder dubbel werk.
Voor Exact Online en Winbooks onderhouden we een eigen koppeling met Odoo.
Met twee pakketten zoek je wel in twee systemen, en een correctie gebeurt op twee plaatsen. Daarom is één dossier ons advies.
Een kwartaal met de boekhouder in Odoo
Een groothandel factureert vanuit Odoo en levert ook aan klanten in Nederland en Duitsland. Het boekhoudkantoor heeft een login met de rol Boekhouder.
Na het kwartaal opent de boekhouder de btw-aangifte. Odoo meldt nog bankverrichtingen die niet afgepunt zijn.
De boekhouder vraagt uitleg op de factuur zelf, en de binnendienst antwoordt daar.
Daarna dient het kantoor de aangifte in als mandataris, rechtstreeks vanuit Odoo. De intracommunautaire listing volgt uit dezelfde boekingen.
Vraag in de demo naar je eigen gevallen. Denk aan een btw-aangifte van een vorig kwartaal, een creditnota in de EU en de klantenlisting. Laat je boekhouder meekijken.
Wij richten Odoo in, de aangifte blijft bij je boekhouder
Btw, de listings, Intrastat, CODA en Peppol stellen we in tijdens de implementatie. Wat in een aangifte staat, beslissen jullie en je boekhouder.
Deze pagina is geen fiscaal advies: de regels staan bij de FOD Financiën.
Abstractive is Odoo Silver Partner in Affligem, tussen Gent en Brussel. Sinds 2016 richten we Odoo in voor organisaties in de Benelux.
Vragen over Odoo en je boekhouder
Kan ons boekhoudkantoor mee naar Odoo?
Ja, je boekhouder werkt met een eigen login in jullie Odoo, met de rechten die jullie kiezen.
Bij een boekhoudmigratie keurt het kantoor de cijfers goed op een testomgeving. Zo leert het Odoo kennen op jullie eigen dossier.
Betalen we een Odoo-licentie voor onze boekhouder?
Volgens de prijspagina van Odoo telt een externe boekhouder die in Odoo werkt als betalende gebruiker. Zo staat het op odoo.com/pricing.
De licentie loopt rechtstreeks via Odoo. Odoo rekent per gebruiker, niet per app.
Ons kantoor kent Odoo nog niet. Wat dan?
Je boekhouder kan eerst meekijken in de testomgeving, met jullie eigen cijfers.
Zoekt jullie organisatie een kantoor dat al met Odoo werkt, dan houdt Odoo een lijst van boekhoudkantoren bij.
Een gesprek over je boekhouding en je boekhouder
Breng je boekhouder mee naar het gratis assessment. We brengen je hele werking in kaart, daarna volgt een demo op maat.