Odoo et votre comptable : TVA, listings et clôture.
La comptabilité doit passer à Odoo, et le comptable aussi. Votre comptable travaille dans le même dossier que vous, avec son propre accès.
Un comptable doit travailler dans le même dossier
Lors d'un passage à Odoo, le comptable participe souvent à la décision. Généralement, la fiduciaire introduit la déclaration TVA et établit les comptes annuels.
Ce qui cloche dans la comptabilité, la fiduciaire le remarque généralement en premier : une déclaration TVA qui ne concorde pas, des postes ouverts sans vue d'ensemble.
Dans Odoo, votre comptable voit les mêmes chiffres que vous, au moment où ils naissent. Il pose une question sur la facture elle-même, pas dans un e-mail.
Ce qu'Odoo fait pour les déclarations belges
Voici comment cela fonctionne dans Odoo Enterprise.
La déclaration TVA part directement vers Intervat.
Odoo établit la déclaration TVA périodique à partir des écritures du mois ou du trimestre.
Avant de l'introduire, Odoo montre ce qui reste ouvert, comme les écritures en brouillon et les opérations bancaires non rapprochées.
Ensuite, Odoo envoie la déclaration vers Intervat, après connexion auprès du SPF Finances. Vous pouvez aussi charger un fichier XML.
Dès que la clôture TVA est comptabilisée, Odoo verrouille la période pour les écritures avec TVA. Une facture tardive va dans la période suivante.
La liste annuelle des clients assujettis et le relevé intracommunautaire.
Odoo établit la liste annuelle des clients assujettis et le relevé intracommunautaire sous forme de fichier XML. Vous chargez ce fichier dans Intervat.
Intrastat si vous échangez des marchandises dans l'UE.
Odoo tire les données Intrastat des factures, avec le code marchandises et le pays d'origine. Vous chargez le fichier XML dans OneGate de la Banque nationale de Belgique.
Fiches 281.50 et versements anticipés.
Odoo établit les fiches 281.50 et le relevé récapitulatif 325.50, avec un fichier pour Belcotax.
Pour les versements anticipés à l'impôt des sociétés, Odoo calcule le montant à partir d'un bénéfice estimé, avec les données de paiement.
Peppol et les extraits de compte arrivent dans Odoo.
Les factures Peppol des fournisseurs arrivent dans le journal des achats. Les extraits de compte arrivent via une intégration bancaire ou sous forme de fichier CODA.
Si votre fiduciaire travaille avec CodaBox, Odoo y récupère les fichiers CODA et SODA. C'est la fiduciaire qui crée cette intégration, avec son propre accès CodaBox.
Vous voulez voir comment cela se passerait chez vous ?
La clôture annuelle suit une liste fixe de contrôles
Pour chaque exercice, Odoo prépare une clôture annuelle. Odoo vérifie si toutes les opérations bancaires sont rapprochées et s'il reste des écritures en brouillon.
Il compare les postes ouverts des clients et des fournisseurs avec le solde de leurs comptes. Les factures échues depuis plus de 60 jours ressortent à part.
Votre comptable donne un statut à chaque contrôle : Revu, Supervisé ou Anomalie. Ensuite, vous fixez une date de verrouillage, et personne ne peut plus annuler une date de verrouillage définitive.
Odoo établit le bilan et le compte de résultats selon les schémas belges, en modèle abrégé et complet. Votre comptable les exporte en fichier XBRL.
Nous vérifions chaque migration comptable en comparant le bilan, les postes ouverts et les déclarations TVA avec l'ancien logiciel. Votre comptable approuve les chiffres sur un environnement de test.
Comment votre comptable travaille dans votre Odoo
Un accès propre, avec les droits adaptés.
Vous choisissez par utilisateur les droits pour la comptabilité. Avec Lecture seule, votre comptable voit toutes les données comptables, sans pouvoir rien modifier.
Le rôle Comptable donne accès à toutes les fonctions comptables, sans les paramètres. Un Administrateur reçoit aussi les paramètres.
La fiduciaire comme mandataire dans les déclarations.
Dans les paramètres, vous désignez la fiduciaire. Odoo l'indique alors comme mandataire dans la déclaration TVA et les listings.
Encoder plus vite avec le Mode Fiduciaires.
Si la fiduciaire encode elle-même les factures d'achat, vous activez le Mode Fiduciaires. Vous saisissez le total, et Odoo crée la ligne avec le compte et la TVA.
Les questions restent attachées au document.
Votre comptable pose une question sur la facture ou l'écriture elle-même. Votre équipe reçoit une notification et y répond. Ainsi, l'explication reste attachée à la pièce.
Plusieurs sociétés dans un seul environnement.
Dans Odoo, chaque société tient sa propre comptabilité et sa propre déclaration TVA. Votre comptable reçoit des droits par société.
Toutes les fiduciaires ne travaillent pas dans l'Odoo de leurs clients
Certaines fiduciaires travaillent pour tous leurs clients dans leur propre logiciel. Nous examinons alors comment transférer les données sans double travail.
Pour Exact Online et Winbooks, nous maintenons notre propre intégration avec Odoo.
Avec deux logiciels, vous cherchez toutefois dans deux systèmes, et une correction se fait à deux endroits. C'est pourquoi nous conseillons un seul dossier.
Un trimestre avec le comptable dans Odoo
Un grossiste facture depuis Odoo et livre aussi des clients aux Pays-Bas et en Allemagne. La fiduciaire a un accès avec le rôle Comptable.
Après le trimestre, le comptable ouvre la déclaration TVA. Odoo signale encore des opérations bancaires non rapprochées.
Le comptable demande une explication sur la facture elle-même, et le service commercial interne y répond.
Ensuite, la fiduciaire introduit la déclaration en tant que mandataire, directement depuis Odoo. Le relevé intracommunautaire découle des mêmes écritures.
Demandez à voir vos propres cas dans la démo. Pensez à une déclaration TVA d'un trimestre précédent, une note de crédit dans l'UE et la liste annuelle des clients assujettis. Invitez votre comptable à regarder avec vous.
Nous mettons Odoo en place, la déclaration reste chez votre comptable
La TVA, les listings, Intrastat, CODA et Peppol, nous les configurons pendant l'implémentation. Ce qui figure dans une déclaration, c'est vous et votre comptable qui le décidez.
Cette page n'est pas un avis fiscal : les règles sont publiées par le SPF Finances.
Abstractive est Odoo Silver Partner à Affligem, entre Gand et Bruxelles. Depuis 2016, nous mettons Odoo en place pour des organisations du Benelux.
Questions sur Odoo et votre comptable
Notre fiduciaire peut-elle passer à Odoo avec nous ?
Oui, votre comptable travaille avec son propre accès dans votre Odoo, avec les droits que vous choisissez.
Lors d'une migration comptable, la fiduciaire approuve les chiffres sur un environnement de test. Elle découvre ainsi Odoo sur votre propre dossier.
Payons-nous une licence Odoo pour notre comptable ?
Selon la page des tarifs d'Odoo, un comptable externe qui travaille dans Odoo compte comme un utilisateur payant. C'est ce qu'indique odoo.com/pricing.
La licence passe directement par Odoo. Odoo facture par utilisateur, pas par app.
Notre fiduciaire ne connaît pas encore Odoo. Que faire ?
Votre comptable peut d'abord consulter l'environnement de test, avec vos propres chiffres.
Si votre organisation cherche une fiduciaire qui travaille déjà avec Odoo, Odoo tient une liste de fiduciaires à jour.
Un entretien sur votre comptabilité et votre comptable
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