Odoo pour le commerce de gros :
des années d'expérience dans le secteur belge de la distribution.

Les prix fournisseurs comme fondement de votre prix de vente

Dans pratiquement chaque commerce de gros, le prix de vente découle du prix d'achat. Notre solution va plus loin et relie les calculs de listes de prix directement aux prix fournisseurs, de sorte que votre prix de vente repose toujours sur le prix d'achat réel chez un fournisseur précis.

Un fournisseur principal est désigné par produit et son prix d'achat se propage automatiquement vers tous les calculs de listes de prix. Quand ce fournisseur modifie ses prix, les prix de vente suivent automatiquement. Le fournisseur principal est marqué visuellement sur la fiche produit et le rapport d'analyse des ventes est complété par un regroupement par fournisseur.

Des prix par paliers à travers les groupes de produits

Beaucoup de grossistes appliquent des prix par paliers qui valent pour toute une famille de produits. Un client commande quarante pièces du produit A, trente-cinq du produit B et trente du produit C, tous du même groupe, et la remise de volume doit s'appliquer. Notre extension permet de calculer les prix par paliers à travers les groupes de produits plutôt que par ligne de commande individuelle.

Notre solution introduit des buckets de prix : des groupes de produits nommés dans lesquels le volume de commande combiné est additionné. Sur la commande client apparaît un aperçu de la quantité totale par bucket. À chaque modification, le système détecte quels buckets sont concernés et recalcule automatiquement les prix. Les clients reçoivent toujours la bonne remise de volume, quelle que soit la répartition de leur commande entre les articles individuels.

Listes de prix globales et promotions à l'échelle de l'entreprise

Les grossistes avec des dizaines ou des centaines de listes de prix propres à chaque client connaissent le problème lors d'actions à l'échelle de l'entreprise. Un déstockage saisonnier ou une promotion du fabricant doit être ajouté à la main à chaque liste de prix séparément. Cela ne passe pas à l'échelle.

Une liste de prix peut être marquée comme globale. Ses règles s'appliquent alors automatiquement à toutes les autres listes de prix. À chaque calcul de prix, le système compare le prix de la liste de prix du client avec celui de la liste globale et choisit automatiquement le prix le plus bas. Plusieurs listes de prix globales peuvent être actives en même temps, avec une protection intégrée contre les boucles infinies.

Prix conseillé du fabricant

Beaucoup de grossistes qui livrent des détaillants travaillent avec des prix conseillés. Notre solution ajoute au produit un champ distinct pour le prix conseillé. Ce prix se propage automatiquement vers les commandes client, les factures et les bons de livraison. Le système calcule automatiquement le pourcentage de remise par rapport au prix catalogue.

Majoration et optimisation de l'affichage

Notre adaptation rend les pourcentages de majoration intuitifs en basculant automatiquement entre un champ de remise et un champ de majoration selon la valeur encodée. Cela élimine les erreurs d'encodage et rend la configuration des prix accessible à toute l'équipe.

Sur les rapports de listes de prix, la référence interne des produits est affichée automatiquement. Les clients reconnaissent les produits à leur numéro d'article, pas au nom complet du produit. Les rapports avec des prix par emballage affichent, à côté du prix à la pièce, le prix par emballage, de sorte que les clients lisent directement la bonne unité de commande.

Vue de la marge en temps réel par liste de prix

Sur la fiche produit, la marge actuelle s'affiche par liste de prix. Les gestionnaires de produits voient en un coup d'œil si le prix de vente est rentable pour un groupe de clients donné, sans devoir ouvrir la liste de prix séparément. En cas de modification des prix d'achat, vous voyez immédiatement quelles listes de prix doivent être ajustées.

Accès limité aux prix

Tous les collaborateurs n'ont pas besoin d'accéder aux informations de prix. Un droit d'accès distinct, le groupe Price Manager, détermine qui peut consulter et modifier les prix d'achat, les prix fournisseurs et les listes de prix. Les collaborateurs commerciaux qui n'ont pas ce droit continuent à travailler normalement sur leurs commandes, mais ne voient pas les structures de coûts sensibles.

Scan de codes-barres sur la commande client

Dans un commerce de gros animé, les commandes clients se composent pendant qu'un client attend au comptoir ou pendant qu'un collaborateur traverse l'entrepôt. Notre solution intègre le scan de codes-barres directement dans le formulaire de commande client. Dès qu'un produit est scanné, il est ajouté immédiatement comme ligne de commande. Les codes-barres de produits et les codes-barres d'emballages sont reconnus tous les deux. Lors d'un nouveau scan, le système augmente automatiquement la quantité au lieu de créer une ligne en double.

Surveillance des marges à plusieurs niveaux

Dans les entreprises qui ont un large assortiment et des prix d'achat variables, il est impossible de contrôler manuellement la marge sur chaque offre. Un seuil de marge de vente minimale peut être défini par produit. Dès qu'un vendeur établit une commande dont la marge passe sous ce minimum, une bannière d'avertissement bien visible apparaît, avec pour chaque produit problématique la marge actuelle à côté de la marge minimale requise.

Il existe en outre une variante basée sur la marge virtuelle, calculée à partir de coûts attendus ou normalisés, qui donne une image plus fiable lorsque les prix d'achat fluctuent fortement. Les deux systèmes d'avertissement fonctionnent de manière cumulative et se combinent.

La majoration à côté de la marge

Beaucoup de grossistes raisonnent en interne non pas en marge mais en majoration : le bénéfice exprimé en pourcentage du prix d'achat. Notre calcul de markup parallèle est disponible au niveau de la ligne de commande comme au niveau de la commande, ainsi que dans les vues pivot et graphique, ce qui rend possibles des analyses agrégées sur la base des pourcentages de majoration.

Détection des prix anormalement élevés

L'inverse d'une marge trop faible, c'est un prix qui dépasse largement la norme : une faute de frappe de 1 000 euros au lieu de 100 euros. À la confirmation d'une commande client, le système compare chaque ligne de commande à un prix de référence et avertit lorsque l'écart dépasse un seuil paramétrable. Le vendeur peut malgré tout confirmer, mais il est obligé d'accepter l'écart en connaissance de cause.

Séparation des fonctions à la confirmation de commande

Dans beaucoup de commerces de gros, les vendeurs ne peuvent pas tous confirmer une commande de leur propre initiative. Un collaborateur du service interne établit l'offre, le responsable commercial donne l'approbation finale. Le bouton de confirmation est invisible pour les utilisateurs qui n'ont pas le droit voulu, et un contrôle côté serveur bloque toute tentative de confirmation par une autre voie.

Remise maximale par utilisateur

Outre la séparation des fonctions, nous offrons un contrôle sur le pouvoir d'accorder des remises. Un pourcentage de remise maximal est défini par utilisateur. Dès qu'un vendeur encode une remise supérieure à son plafond, le système bloque l'action. Cela évite que des collaborateurs du comptoir ou des vendeurs juniors accordent des remises trop larges.

Masquer les remises sur les documents

Les clients qui ont un accord de prix nets ne s'attendent pas à voir une colonne de remise sur leurs documents. Un paramètre par client permet de masquer la colonne de remise sur les offres, les commandes clients et les factures. Le client voit uniquement les prix nets convenus.

Détection visuelle des remises incohérentes

Lorsqu'une liste de prix impose un pourcentage de remise mais que la remise sur la ligne de commande s'en écarte, à la suite d'une adaptation manuelle ou d'une modification de la liste de prix, le système marque ces lignes visuellement. Le vendeur voit en un coup d'œil quelles lignes ne correspondent plus aux accords de prix actifs et peut recalculer la remise en un clic.

Calcul du poids au niveau de la commande

Le poids d'une commande client joue un rôle crucial dans la planification logistique. Quel véhicule faut-il ? Tout tient-il sur une palette ? Le poids est calculé automatiquement au niveau de la ligne de commande et le poids total apparaît dans la section expédition du formulaire de commande. Chaque modification de produits ou de quantités déclenche un recalcul en temps réel.

Date de livraison à déterminer

Pour les commandes dont la date de livraison n'est pas encore fixée, comme chez un entrepreneur qui commande du matériel pour un projet futur, la date de livraison peut être marquée comme « à déterminer », avec une note libre. Ce statut se propage automatiquement à tous les mouvements de stock et bons de livraison liés. En arrière-plan, la logique de planification d'Odoo reste intacte grâce à une date technique de substitution.

Blocage de la livraison en cas de paiements ouverts

Les clients soumis à une condition de paiement anticipé ne peuvent recevoir la marchandise qu'après réception du paiement. Par condition de paiement, vous pouvez définir que les livraisons sont bloquées automatiquement tant qu'aucun paiement n'est enregistré. Cela vaut aussi bien pour le flux de livraison normal que pour le processus proforma.

Facture proforma par livraison

Par défaut, Odoo génère les factures proforma sur la base de la commande client complète. En cas de livraison partielle, la proforma affiche alors le montant total de la commande alors que le client ne reçoit qu'une partie. Notre solution lie les factures proforma aux livraisons individuelles, avec les quantités exactes qui sont expédiées. Chaque picking parcourt les statuts suivants : en attente, à expédier, expédié et payé. La livraison reste bloquée automatiquement jusqu'à ce que la proforma soit cochée comme payée.

Relations parent-enfant entre commandes clients

Certains grossistes travaillent avec une commande principale dont découlent plusieurs commandes partielles, par exemple un contrat-cadre avec des livraisons hebdomadaires. Notre module enregistre explicitement une relation parent-enfant entre les commandes clients. Depuis la commande mère, vous naviguez directement vers toutes les commandes de livraison, et inversement. Cela structure l'aperçu des commandes sans que les collaborateurs doivent chercher dans des notes éparses.

Produits exclusifs par groupe d'utilisateurs

Certains produits ne peuvent être vendus que par des vendeurs ou des équipes spécifiques : marques propres, lignes exclusives ou produits à distribution limitée. Une liaison entre les groupes de produits et les groupes d'utilisateurs détermine exactement qui peut placer quels produits sur les commandes clients. Les produits en dehors de ces droits n'apparaissent pas dans les résultats de recherche.

Restriction de produits par type de commande

Les types de commande client peuvent être liés à des catégories de produits. Un type de commande pour l'« horeca » n'affiche alors que les produits horeca, tandis qu'un type de commande pour le « retail » ne propose que les articles retail. Cela évite la confusion et accélère l'encodage des commandes.

Relevé de compte client sur la commande

Au moment d'établir une offre, les vendeurs veulent voir en un coup d'œil la situation financière d'un client. Un lien direct vers le relevé de compte client, le grand livre des partenaires, est disponible depuis la commande client. Sans quitter la commande, le vendeur a une vue sur les factures ouvertes et sur l'historique des paiements.

Achat manuel depuis la vente

Pour un ordre de fabrication ou une livraison liée à un projet, le vendeur souhaite parfois placer directement une commande d'achat chez un fournisseur précis. Depuis la ligne de commande client, une commande d'achat peut être créée manuellement, avec reprise du produit, de la quantité et des prix attendus. Le lien entre la vente et l'achat est conservé automatiquement pour la traçabilité.

Prix de revient stable sur les lignes de commande

Notre module fige le prix de revient au moment où la commande est confirmée, de sorte que ce prix ne fluctue plus lors de modifications ultérieures du coût du produit. Le calcul de marge d'origine reste ainsi intact, même si le prix d'achat change des semaines plus tard. C'est essentiel pour des analyses de marge correctes a posteriori.

Sections automatiques sur les commandes clients

Les longues commandes clients deviennent plus lisibles lorsque les produits sont groupés par catégorie sous des titres de section. Notre module ajoute automatiquement des sections sur la base de la catégorie de produit, de sorte qu'une commande de cinquante lignes obtient une structure logique sans que le vendeur doive insérer des titres manuellement.

Vente croisée par variante de produit

Sur les offres, vous affichez des produits complémentaires recommandés, adaptés à la variante précise que le client commande. À l'ajout d'un produit, une liste de suggestions avec les produits optionnels pertinents apparaît automatiquement. Cela augmente la valeur moyenne des commandes sans effort supplémentaire du vendeur.

Planning logistique journalier

Sans aperçu groupé, un planificateur logistique doit ouvrir chaque transfert séparément pour voir ce qui est prévu ce jour-là. Notre assistant génère un rapport journalier complet en quelques clics. Après la sélection de la date, des entrepôts et des types d'opération souhaités, un pdf compact est généré automatiquement, trié par ville et par type d'opération. Pour chaque transfert, le rapport affiche le numéro de document, les données du client, le poids total et la liste complète des produits.

Photos de livraison comme preuve

Lors des livraisons, des discussions surgissent régulièrement sur l'état des marchandises livrées ou sur l'adresse de livraison exacte. Un assistant de téléversement permet aux chauffeurs ou aux magasiniers d'ajouter des photos directement depuis le bon de livraison ou l'application code-barres. Les photos sont compressées automatiquement et apparaissent aussi bien en version numérique que sur le document de livraison imprimé.

Synchronisation des dates entre l'entrepôt et la vente

Les magasiniers adaptent régulièrement la planification en fonction de la disponibilité réelle. Notre solution synchronise automatiquement la date planifiée du picking vers la commande client, de sorte que la vente et l'entrepôt travaillent toujours sur la même planification. Après la confirmation, le champ de date sur la commande client est verrouillé, de sorte que seul l'entrepôt peut ajuster la planification.

Picking par lot et contrôles de sécurité

La validation d'un picking par lot dans l'application code-barres est une action irréversible. Un magasinier qui travaille vite avec un scanner peut activer le bouton de validation par accident. Notre assistant de confirmation demande une approbation explicite, aussi bien dans l'application code-barres que dans le formulaire du backend, avant qu'un lot soit traité définitivement.

Gestion centralisée des impressions

Dans les entrepôts actifs, des centaines de documents s'impriment chaque jour : étiquettes d'expédition, listes de picking, bons de livraison et factures. Notre file d'attente d'impression regroupe toutes les tâches d'impression dans un tableau de bord clair. Chaque document entre automatiquement dans la file, avec une référence au document source et à l'imprimante préférentielle. Des notifications en temps réel font que les nouvelles tâches d'impression sont reprises immédiatement. Un registre d'impression garde la trace de qui a imprimé quel document et quand.

Emballage flexible par colis

Les grossistes expédient souvent une commande en plusieurs colis au contenu variable. Notre module offre un assistant intuitif avec lequel les magasiniers attribuent les produits et les quantités par colis. Chaque colis peut recevoir un poids, des dimensions et un lien vers un transporteur. L'aperçu des emballages apparaît sur le bon de livraison.

Contourner la réservation de stock

Dans certaines situations, comme un client qui achète directement au comptoir ou une livraison urgente, l'étape de réservation standard est un retard inutile. Par opération d'entrepôt, vous pouvez définir que l'étape de réservation est ignorée. Les produits sont alors directement considérés comme disponibles.

Étape « terminé » supplémentaire pour les livraisons

Pour les envois sensibles à la qualité, il est utile d'ajouter une étape de traitement supplémentaire après la validation standard. Notre module ajoute un statut « terminé » aux livraisons sortantes, pour qu'une confirmation explicite ait lieu après que les marchandises ont physiquement quitté l'entrepôt.

Blocage en cas de produits archivés

Les produits archivés qui figurent encore sur des transferts ouverts peuvent provoquer des erreurs inattendues au moment du traitement. Notre module bloque automatiquement la validation des transferts qui contiennent des produits archivés, avec un message d'erreur clair pour que l'équipe de l'entrepôt puisse intervenir rapidement.

Produits attendus lors d'un comptage d'inventaire

Lors d'un comptage d'inventaire via l'application code-barres, le système n'affiche par défaut que les produits scannés. Notre extension affiche aussi les produits attendus à l'emplacement sélectionné, pour que les collaborateurs détectent rapidement les écarts entre le stock attendu et le stock réel.

Aide en cas de codes-barres inconnus

Lorsqu'un magasinier scanne un code-barres que le système ne reconnaît pas, notre module l'aide à identifier le produit. Au lieu d'un simple message d'erreur, une interface de recherche apparaît, avec laquelle le collaborateur peut malgré tout lier le produit au code-barres inconnu.

Emplacement source lors des retours

Notre module affiche automatiquement l'emplacement de destination de la livraison d'origine comme emplacement source proposé à la création d'un retour.

Les sections se propagent vers les bons de livraison

Les commandes clients avec des sections automatiques perdent cette structure dès qu'elles arrivent à l'entrepôt. Notre module veille à ce que les sections de la commande client soient reprises sur le bon de livraison, de sorte que les magasiniers voient le même regroupement logique que l'équipe de vente.

Répartition automatique sur les palettes

À la réception de grandes quantités, les produits doivent souvent être répartis sur plusieurs emplacements de palettes. Le système scinde automatiquement les transferts entrants en fonction de la capacité maximale par emplacement de palette. Chaque palette est automatiquement routée vers le bon emplacement selon les règles de rangement.

Flux de réapprovisionnement via l'application code-barres

Les magasiniers qui constatent qu'un emplacement de picking se vide peuvent créer un mouvement de réapprovisionnement directement depuis l'application code-barres. Un formulaire de scan leur permet d'enregistrer rapidement l'emplacement source et l'emplacement de destination, le produit et la quantité. Après la confirmation, un transfert interne est créé automatiquement et traité via les flux d'entrepôt standard.

Contrôle du stock avant ajustement

Les ajustements de stock manuels ne sont autorisés qu'après un contrôle visuel. Une case à cocher obligatoire confirme que le collaborateur a contrôlé physiquement le stock réel. Sans cette confirmation, le système bloque l'ajustement.

Droit distinct pour la validation de l'inventaire

Le pouvoir de confirmer définitivement les ajustements d'inventaire est dissocié des droits d'entrepôt standard. Un droit d'accès distinct fait que seuls les collaborateurs habilités peuvent valider le comptage définitif. Cela évite que des magasiniers effectuent par accident de grandes corrections de stock.

Dénomination du fournisseur sur les bons de réception

À la réception des marchandises, il est pratique de voir directement le nom du fournisseur et la référence article du fournisseur sur le bon de réception. Notre module affiche ces informations automatiquement sur la base de la commande d'achat liée, pour que les magasiniers puissent contrôler rapidement si les bons produits ont été livrés.

Destinataire fixe en cas de manquants

Lorsqu'une livraison contient moins de produits que prévu, quelqu'un doit être informé. Par type d'opération d'entrepôt, vous pouvez définir un destinataire fixe qui reçoit automatiquement une notification à chaque livraison avec un manquant. Cela centralise le traitement des plaintes et des commandes de rattrapage.

Auto-inscription pour les nouveaux clients B2B

Nous proposons un formulaire d'inscription B2B distinct, sur lequel les clients professionnels créent eux-mêmes un compte avec les données de l'entreprise, le numéro de TVA et l'adresse complète. À l'envoi, une fiche entreprise est créée automatiquement, l'utilisateur y est lié et une liste de prix B2B standard lui est attribuée. Tout le flux d'inscription se déroule dans une transaction de base de données qui est entièrement annulée en cas d'erreur.

Accès au portail pour les clients existants

Pour les clients existants qui n'ont pas encore d'accès au portail, nous proposons un formulaire de demande sur la page de connexion. Le système fait automatiquement la correspondance avec une fiche de contact existante, sur la base de l'adresse e-mail et du numéro de TVA. En cas de correspondance réussie, l'accès au portail est accordé immédiatement, avec l'e-mail d'invitation. Les demandes sans correspondance sont enregistrées pour que l'équipe interne puisse agir.

Système de filtres avancé

Nous avons développé un système de filtres entièrement indépendant, conçu pour les caractéristiques qui ne pilotent pas de variante : matériau, domaine d'application ou certification. Le système fonctionne avec des groupes de filtres, des cases à cocher, des listes déroulantes et des échantillons de couleur. Sur le webshop, les filtres apparaissent dans la barre latérale avec un comptage dynamique par valeur de filtre.

Aspects produit comme caractéristiques filtrables

Outre le système de filtres distinct, nous proposons des aspects produit : des caractéristiques structurées qui s'affichent directement sur la page produit et servent en même temps de critère de filtre. Par exemple « matériau », « application » ou « capacité ». Les clients filtrent l'assortiment sur les propriétés pertinentes et retrouvent les détails sur la page de détail du produit.

Gestion des produits basée sur les rôles

Les collaborateurs marketing qui mettent à jour les photos de produits n'ont accès, via un groupe d'utilisateurs distinct, qu'aux champs du webshop : images, catégories, statut de publication et champs SEO. Via une liste de champs paramétrable, vous déterminez exactement quels champs sont modifiables.

Page de commande rapide

Les clients B2B ne veulent pas parcourir des catalogues. Ils connaissent leurs références d'articles et veulent passer rapidement une nouvelle commande. Notre page de commande rapide propose une vue liste dans laquelle les clients saisissent directement les codes d'article et les quantités. Les produits sont reconnus sur la base de la référence d'article ou du code-barres et ajoutés au panier en une seule fois.

Montant minimum de commande

Pour éviter les petites commandes non rentables, un montant minimum de commande peut être défini. Les clients qui restent sous ce minimum sont informés du montant restant au moment du paiement. Le seuil est configurable par segment de clientèle.

Adresses fixes dans le checkout

Les clients B2B ont souvent plusieurs adresses de livraison et de facturation fixes. Notre module limite le choix à une liste fixe d'adresses approuvées, de sorte que les clients ne sélectionnent que des options validées. Les clients choisissent leur adresse de livraison et de facturation dans une liste déroulante, sans possibilité de modification manuelle.

Nom de marque et code article dans le webshop

Le nom de marque et le code article interne s'affichent automatiquement sur les pages produit et dans les résultats de recherche. Les clients B2B identifient les produits à partir de ces données et trouvent plus vite ce qu'ils cherchent.

Icônes des transporteurs pour les modes d'expédition

Dans le checkout, des icônes reconnaissables apparaissent à côté de chaque mode d'expédition. Les clients choisissent plus vite le transporteur souhaité lorsqu'ils reconnaissent visuellement le logo au lieu d'un simple nom textuel.

Liaison de produits à plusieurs sites web

Les grossistes qui gèrent plusieurs webshops, par exemple un par pays ou par segment de clientèle, peuvent lier des produits à plusieurs sites web à la fois. Les gestionnaires de produits sélectionnent, par produit, les sites web sur lesquels il doit être publié, sans dupliquer le produit.

Accès dynamique aux catégories

Certaines catégories de produits ne peuvent être visibles que pour des groupes de clients précis. Notre module lie les catégories du webshop à des étiquettes clients. Les clients sans l'étiquette correcte ne voient pas ces catégories ni ces produits dans le webshop. Cela permet de présenter des assortiments différents à des segments de clientèle différents au sein d'un seul webshop.

Correction d'arrondi sur les remises

Lors de l'application de remises sur de grandes commandes comportant de nombreuses lignes, des écarts d'arrondi peuvent apparaître entre le webshop et l'ERP. Notre module corrige ces écarts d'arrondi automatiquement, de sorte que le montant du panier corresponde toujours exactement au montant de la facture finale.

Envoi automatisé des factures

Envoyer chaque facture séparément par e-mail via l'assistant standard prend du temps et bloque le navigateur. Notre file d'envoi permet aux utilisateurs de sélectionner des factures en masse et de les ajouter à la file. Un processus en arrière-plan traite un lot toutes les cinq minutes avec la logique d'envoi standard. Le module retient quel utilisateur a ajouté une facture et envoie l'e-mail dans son contexte, pour obtenir le nom d'expéditeur et la signature corrects.

Facturation automatique des commandes clients

Chaque jour, des dizaines à des centaines de commandes sont confirmées et doivent être facturées périodiquement. Les collaborateurs marquent les commandes comme prêtes à facturer, individuellement ou en masse. Chaque minute, une tâche planifiée traite la file, de la plus ancienne à la plus récente, groupée par adresse de facturation, de sorte que les clients reçoivent une facture brouillon groupée au lieu de factures séparées. La taille du lot est configurable.

Facturation scindée

Les clients avec plusieurs conditions de paiement, par exemple trente pour cent à la commande et septante pour cent à la livraison, attendent que leur facturation suive cette structure. Notre module scinde les factures automatiquement sur la base des conditions de paiement de la commande client. Chaque facture partielle contient les montants et les conditions corrects.

Import automatisé des factures via SFTP

Beaucoup de grossistes reçoivent les factures fournisseurs au format XML via des serveurs SFTP. Pour chaque connexion, les données du serveur et le journal comptable sont paramétrés. Une tâche automatisée récupère chaque heure les nouveaux fichiers XML et laisse la reconnaissance de factures standard faire le reste. Les fichiers traités sont renommés sur le serveur, les fichiers en échec reçoivent un préfixe distinct.

Valeurs par défaut supplémentaires sur les factures par e-mail

Les factures fournisseurs qui arrivent par e-mail et sont reconnues automatiquement manquent parfois d'informations de contexte. Notre module complète automatiquement des valeurs par défaut, comme le journal correct, le compte analytique ou la condition de paiement, sur la base de règles configurables. Cela réduit le travail manuel après la reconnaissance automatique des factures.

Intégration du factoring avec les banques belges

Beaucoup de grossistes belges travaillent avec le factoring pour optimiser leur cash-flow. Depuis un aperçu filtré, l'utilisateur sélectionne les lignes de factures de vente ouvertes sur les comptes de factoring. Pour Belfius, trois fichiers sont générés en un clic : un fichier des postes ouverts, un aperçu de contrôle lisible et un fichier des débiteurs. Pour BNP Paribas Fortis, deux fichiers CSV sont produits. Tous les fichiers sont automatiquement convertis en ASCII avec translittération des caractères spéciaux et sont directement prêts pour l'upload.

Champ de commentaire sur les factures

Un champ de commentaire libre sous les lignes de facture laisse de la place aux accords, aux références ou aux instructions qui n'entrent pas dans une ligne standard. Le commentaire apparaît sur le document imprimé et se complète facture par facture.

Description exacte sur les lignes de facture

Notre module garantit que la description d'origine d'une ligne de facture est conservée et respecte la description saisie sur la commande client, de sorte que les références et les accords propres au client restent intacts sur la facture.

Affichage des taxes par groupe

La manière d'afficher les montants de taxes diffère selon le client et le contexte. Notre module propose trois modes d'affichage : normal (toutes les taxes visibles), séparé (chaque groupe de taxes sur sa propre ligne) et masqué (aucun détail de taxe). Le mode souhaité se règle document par document.

Informations de livraison sur la facture

Les clients veulent voir directement sur leur facture quelles livraisons y sont reprises. Notre module ajoute automatiquement les références et les dates de livraison au rapport de facture, de sorte que les clients peuvent rapprocher la facture de leurs réceptions.

Rappels de paiement groupés

Lors de l'envoi des rappels de paiement, les factures ouvertes sont automatiquement groupées par société ou par personne de contact. Les clients reçoivent un seul aperçu de tous leurs postes ouverts au lieu de rappels séparés par facture.

Alertes de surstock

Quand les acheteurs commandent plus que nécessaire, cela immobilise inutilement du capital et augmente les coûts de stockage. À la confirmation d'une commande d'achat, le système compare le stock virtuellement disponible, la quantité commandée et la quantité de stock maximale de la règle de réapprovisionnement. En cas de dépassement, une fenêtre contextuelle affiche tous les produits concernés. Deux colonnes supplémentaires sur les lignes de commande d'achat montrent en permanence le stock virtuellement disponible et la quantité maximale.

Calcul du poids sur les commandes d'achat

Comme pour les commandes clients, le poids total est calculé automatiquement au niveau de la commande d'achat. C'est essentiel pour la planification du transport : la commande tient-elle sur une palette, dans une camionnette, ou faut-il un camion ?

Grouper les réceptions par fournisseur

Quand plusieurs commandes d'achat chez le même fournisseur sont attendues le même jour, il est plus efficace de grouper les réceptions dans un seul bon de réception. Notre module offre l'option de fusionner les réceptions par fournisseur, automatiquement ou manuellement.

Commande d'achat sans prix

Tout collaborateur qui établit une commande d'achat n'a pas besoin de voir les prix, pensez à un responsable d'entrepôt qui passe une commande de réapprovisionnement. Une option d'impression sans information de prix montre uniquement les produits et les quantités.

Alerte sur les nouveaux produits

Quand un produit est acheté pour la première fois, une alerte apparaît sur la commande d'achat. Elle signale à l'acheteur qu'aucun historique d'achat n'est disponible, ce qui invite à plus de vigilance lors de la négociation du prix et du choix du fournisseur.

Contrats d'achat depuis la vente

Les vendeurs qui enregistrent une commande pour un produit avec plusieurs fournisseurs possibles peuvent demander un contrat d'achat depuis la ligne de commande client. Le système établit le lien entre le besoin de vente et la demande d'achat, afin que le service achats puisse négocier de façon ciblée.

Registre central des marques

Nous avons introduit un système complet de gestion des marques, avec nom, nom d'affichage et description. Chaque marque est liée aux produits via un champ sur la fiche produit. Le nom de la marque est repris automatiquement dans le nom d'affichage. Les analyses standard des ventes et de la facturation reçoivent une dimension marque et, dans la liste des produits, vous recherchez et groupez par marque.

Références produits automatiques

Dans les entreprises avec un large assortiment, l'attribution manuelle des références devient vite une source d'erreurs. Notre système génère, d'une pression sur un bouton, un code produit unique et séquentiel sur la base d'une séquence configurable. En option, la référence générée est aussi définie comme code-barres.

Codes-barres multiples

Les produits du commerce de gros ont souvent à la fois un code EAN du fabricant et un code-barres interne. L'application Code-barres standard ne reconnaît que le code-barres principal. Notre extension fait que les codes-barres secondaires sont eux aussi reconnus correctement lors du scan dans l'entrepôt, y compris la nomenclature GS1.

Étiquettes de performance de vente

Savoir quels produits marchent bien et lesquels restent à la traîne est essentiel pour les décisions d'assortiment. Notre solution étiquette les produits automatiquement selon leurs performances de vente, via des plages de quantiles configurables. Vous définissez des étiquettes comme « Top 10 % », « Moyen » et « Faibles ventes ». Une tâche hebdomadaire en arrière-plan recalcule toutes les attributions sur la base d'une période rétrospective paramétrable. Les produits sans ventes reçoivent automatiquement une étiquette distincte, qui permet d'identifier rapidement le stock dormant.

Champ de contenance et liaison à la marque

Les produits avec une contenance fixe, comme des bouteilles de 75 cl ou des boîtes de 12 pièces, reçoivent un champ de contenance structuré. Combiné à la liaison à la marque, cela enrichit automatiquement les fiches produits avec la bonne information d'unité.

Documents produits multilingues

Les grossistes actifs à l'international ou dans la Belgique multilingue doivent proposer les documents produits dans la bonne langue. Notre module lie les documents et les pièces jointes à des versions linguistiques, de sorte que chaque client reçoit automatiquement la documentation dans sa propre langue.

Alerte en cas de codes fournisseurs en double

Quand deux produits différents portent le même code fournisseur, cela provoque des confusions à la commande et à la réception. Notre module donne une alerte lorsqu'un code fournisseur est déjà lié à un autre produit, de sorte que l'erreur est corrigée avant qu'elle ne pose des problèmes.

Description sur les attributs de produit

Les attributs de produit comme la taille, la couleur et le matériau peuvent recevoir une description détaillée, reprise automatiquement sur les lignes de commande client. Les clients ne voient pas seulement « Couleur : Bleu », mais aussi les spécifications correspondantes.

Accises, cotisations d'emballage et consigne

Le prix de vente d'une boisson comprend, outre le prix net du produit, des accises, des cotisations d'emballage et une consigne à plusieurs niveaux : la bouteille et le casier. Les remises ne s'appliquent pas à ces prélèvements. Notre système introduit quatre types de taxes qui se comportent chacun différemment dans les calculs et sur les documents. La cotisation d'emballage est calculée automatiquement conformément aux tarifs légaux, la consigne séparément au niveau de la bouteille et du casier.

Affichage des documents propre au client

Pour chaque client, vous définissez quelles colonnes sont visibles sur les offres et les factures : le prix hors prélèvements, le prix net après remise et la colonne de remise peuvent être masqués ou affichés séparément. Sur les articles de liste de prix, le prix hors prélèvements peut être encodé directement, après quoi le système calcule le prix de vente complet. Le portail client respecte les mêmes paramètres de visibilité.

Gestion des commissions

Dans le commerce de gros de boissons, les entreprises travaillent avec des clients à commission : des partenaires qui reçoivent un pourcentage sur les ventes réalisées par leur intermédiaire. Notre système convertit automatiquement les remises en pourcentages de commission. Le client paie le prix plein ; le montant de la commission est calculé séparément et affiché par ligne de commande. Dans le webshop, les clients à commission voient le prix de vente normal.

Un assistant périodique rassemble toutes les lignes de commission par client et par période, et les convertit en un clic en une commande d'achat ou une commande client de crédit, groupées par produit, avec reprise automatique des taux de TVA corrects.

Gestion des vidanges

Les casiers et les bouteilles représentent une part importante de la logistique dans le secteur des boissons. Notre système de vidanges gère le flux complet des vidanges sortantes et des vidanges reçues en retour. Pour chaque produit, le type de vidange est défini : bouteille, casier ou bac, avec la valeur de consigne correspondante. À la vente d'un casier de bière, les articles de vidange correspondants sont créés automatiquement.

Rappels de livraison

Pour chaque client, un jour de livraison fixe est défini. La veille, le système envoie automatiquement un rappel par e-mail personnalisé dans la langue du client, avec un lien direct vers le webshop. Les rappels sont envoyés par e-mail et consignés dans le chatter de la fiche de contact.

Récapitulatifs par catégorie sur les documents

Une commande client moyenne peut compter vingt à cinquante lignes. Notre module ajoute un récapitulatif automatique par catégorie aux commandes clients, aux factures et aux bons de livraison. Par catégorie, le tableau montre l'unité, la quantité totale et le montant correspondant. Via un réglage sur les catégories de produits, vous déterminez à quel niveau le récapitulatif s'affiche.

Commandes clients et commandes d'achat sans information de prix

Pour les commandes clients comme pour les commandes d'achat, nous proposons une option d'impression sans données de prix : idéale comme liste de prélèvement pour l'entrepôt ou comme bon de livraison pour les chauffeurs. Le document suit la même mise en page professionnelle que le rapport standard, mais toutes les colonnes et tous les totaux liés au prix sont masqués automatiquement.

Prix sur les bons de livraison

À l'inverse, nous offrons la possibilité d'ajouter des prix aux bons de livraison. La visibilité se pilote à trois niveaux : par client via un réglage de préférence, par type d'opération via un blocage, et par transporteur pour les transporteurs qui ne peuvent pas voir les informations de prix.

Descriptions de produits complètes sur les bons de livraison

Les bons de livraison affichent la description complète du produit, y compris les spécifications, les unités d'emballage et les références propres au client, au lieu du seul nom du produit. Cela évite les erreurs de picking et les bons de livraison peu clairs.

Rapports sur mesure sans code

Le concepteur de rapports visuel permet aux utilisateurs de construire des rapports PDF entièrement sur mesure via une vue arborescente structurée. Les blocs de contenu, les tableaux, les images et les espaces réservés dynamiques se configurent sans une ligne de code. La visibilité conditionnelle par expressions Python permet à un seul modèle de couvrir plusieurs scénarios. Le rapport généré est enregistré comme action d'impression standard et est directement disponible sur chaque enregistrement.

Offres PDF avec des mappages de champs supplémentaires

Le PDF d'offre standard d'Odoo affiche un ensemble fixe de champs. Notre module étend les mappages de champs disponibles afin que des champs non standard, comme les références de projet, les notes internes ou les codes propres au client, apparaissent automatiquement sur le document d'offre.

Limiter l'accès aux prix

Les prix d'achat, les prix fournisseurs et les listes de prix sont des informations d'entreprise sensibles. Le groupe Price Manager détermine qui peut consulter et modifier ces données. Les collaborateurs de l'entrepôt et du service clientèle travaillent avec le système sans voir la structure de coûts.

Séparation des fonctions dans l'entrepôt

Le droit de confirmer des ajustements d'inventaire, de corriger le stock manuellement ou de valider des transferts par lot est protégé par fonction. Les collaborateurs de l'entrepôt exécutent leurs tâches quotidiennes, mais les actions critiques restent réservées aux chefs d'équipe ou aux responsables logistiques.

Accès exclusif aux produits

Les produits que seules certaines équipes ou certains vendeurs peuvent vendre sont protégés par des groupes d'utilisateurs. Un vendeur qui n'appartient pas au bon groupe ne trouve pas le produit dans les résultats de recherche et ne peut pas l'ajouter à une commande client.