Odoo voor de groothandel:
jarenlange ervaring in de Belgische distributiesector.

Leveranciersprijzen als fundament van je verkoopprijs

In vrijwel elke groothandel is de verkoopprijs een afgeleide van de inkoopprijs. Onze oplossing gaat een stap verder en koppelt prijslijstberekeningen rechtstreeks aan leveranciersprijzen, zodat je verkoopprijs altijd gebaseerd is op de werkelijke aankoopprijs bij een specifieke leverancier.

Per product wordt een primaire leverancier aangeduid wiens inkoopprijs automatisch doorstroomt naar alle prijslijstberekeningen. Wanneer die leverancier zijn prijzen wijzigt, bewegen de verkoopprijzen automatisch mee. De primaire leverancier wordt visueel gemarkeerd in het productformulier en het verkoopanalyserapport wordt uitgebreid met een groeperingsmogelijkheid per leverancier.

Staffelprijzen over productgroepen heen

Veel groothandels hanteren staffelprijzen die gelden voor een hele productfamilie. Een klant bestelt veertig stuks van product A, vijfendertig van product B en dertig van product C, allemaal uit dezelfde groep, en de volumekorting moet gelden. Onze uitbreiding maakt het mogelijk om staffelprijzen over productgroepen heen te berekenen in plaats van per individuele orderregel.

Onze oplossing introduceert prijsemmers: benoemde productgroepen waarbinnen het gecombineerde bestelvolume wordt opgeteld. Op de verkooporder verschijnt een overzicht van de totale hoeveelheid per emmer. Bij elke wijziging detecteert het systeem welke emmers beïnvloed zijn en herberekent automatisch de prijzen. Klanten krijgen altijd de juiste volumekorting, ongeacht hoe hun bestelling over individuele artikelen is verdeeld.

Globale prijslijsten en bedrijfsbrede promoties

Groothandels met tientallen of honderden klantspecifieke prijslijsten kennen het probleem bij bedrijfsbrede acties. Een seizoensopruiming of fabrikantspromotie moet handmatig aan elke afzonderlijke prijslijst worden toegevoegd. Dat schaalt niet mee.

Een prijslijst kan als globaal worden gemarkeerd. De regels gelden dan automatisch over alle andere prijslijsten heen. Bij elke prijsberekening vergelijkt het systeem de prijs uit de klantprijslijst met die uit de globale lijst en kiest automatisch de laagste prijs. Meerdere globale prijslijsten kunnen tegelijk actief zijn, met ingebouwde bescherming tegen oneindige lussen.

Adviesprijs van de fabrikant

Veel groothandels die aan retailers leveren, werken met adviesprijzen. Onze oplossing voegt een apart adviesprijs-veld toe op productniveau die automatisch doorstroomt naar verkooporders, facturen en leveringsbonnen. Het systeem berekent automatisch het kortingspercentage ten opzichte van de catalogusprijs.

Opslag en weergave-optimalisatie

Onze aanpassing maakt opslagpercentages intuïtief door automatisch te schakelen tussen een kortings- en een opslagveld op basis van de ingevoerde waarde. Dit elimineert invoerfouten en maakt de prijsconfiguratie toegankelijk voor het hele team.

Op prijslijstrapporten wordt de interne referentie van producten automatisch weergegeven. Klanten herkennen producten aan hun artikelnummer, niet aan de volledige productnaam. Rapporten met verpakkingsprijzen tonen naast de stuksprijs ook de prijs per verpakking, zodat klanten direct de juiste besteleenheid kunnen aflezen.

Realtime marge-inzicht per prijslijst

Op het productformulier wordt per prijslijst de actuele marge getoond. Productbeheerders zien in een oogopslag of de verkoopprijs voor een bepaalde klantgroep rendabel is, zonder de prijslijst apart te hoeven openen. Bij wijzigingen in inkoopprijzen is direct zichtbaar welke prijslijsten bijgestuurd moeten worden.

Beperkte prijstoegang

Niet elke medewerker hoeft inzicht te hebben in prijsinformatie. Een apart toegangsrecht, de Price Manager-groep, bepaalt wie inkoopprijzen, leveranciersprijzen en prijslijsten mag inzien en bewerken. Verkoopmedewerkers zonder dit recht werken gewoon verder met hun orders, maar zien geen gevoelige kostenstructuren.

Barcodescannen op de verkooporder

In een drukke groothandelsomgeving worden verkooporders samengesteld terwijl een klant aan de balie staat of terwijl een medewerker door het magazijn loopt. Onze oplossing integreert barcodescanfunctionaliteit rechtstreeks in het verkooporderformulier. Zodra een product wordt gescand, wordt het direct als orderregel toegevoegd. Zowel productbarcodes als verpakkingsbarcodes worden herkend. Bij opnieuw scannen verhoogt het systeem automatisch de hoeveelheid in plaats van een dubbele regel aan te maken.

Meerlaags margebewakingssysteem

In bedrijven met een groot assortiment en wisselende inkoopprijzen is het onmogelijk om bij elke offerte handmatig de marge te controleren. Per product kan een minimale verkoopmargedrempel worden ingesteld. Zodra een verkoper een order opmaakt waarbij de marge onder dat minimum zakt, verschijnt een opvallende waarschuwingsbanner met per probleemproduct de actuele marge naast de vereiste minimummarge.

Daarnaast biedt een variant op basis van de virtuele marge, berekend vanuit verwachte of genormaliseerde kosten, een betrouwbaarder beeld bij sterk fluctuerende inkoopprijzen. Beide waarschuwingssystemen werken cumulatief en combineerbaar.

Opslag naast marge

Veel groothandels rekenen intern niet met marge maar met opslag: de winst als percentage van de inkoopprijs. Onze parallelle markup-berekening is beschikbaar op zowel orderregel- als orderniveau en in pivot- en grafiekweergaven, wat geaggregeerde analyses op basis van opslagpercentages mogelijk maakt.

Detectie van absurd hoge prijzen

Het omgekeerde van te lage marges is een prijs die ver boven de norm ligt: een tikfout van 1000 euro in plaats van 100 euro. Bij het bevestigen van een verkooporder vergelijkt het systeem elke orderregel met een referentieprijs en waarschuwt wanneer de afwijking een instelbare drempel overschrijdt. De verkoper kan alsnog bevestigen, maar wordt gedwongen bewust de afwijking te accepteren.

Functiescheiding bij orderbevestiging

In veel groothandels mag niet elke verkoper zelfstandig orders bevestigen. Een binnendienstmedewerker maakt de offerte, de commercieel verantwoordelijke geeft de finale goedkeuring. De bevestigingsknop is onzichtbaar voor gebruikers zonder het juiste recht, en een server-side controle blokkeert elke poging tot bevestiging via alternatieve wegen.

Maximale korting per gebruiker

Naast functiescheiding bieden wij controle op kortingsbevoegdheid. Per gebruiker wordt een maximaal kortingspercentage ingesteld. Zodra een verkoper een korting invoert die boven zijn plafond ligt, blokkeert het systeem de actie. Dit voorkomt dat baliemedewerkers of junior verkopers te ruime kortingen toekennen.

Kortingen verbergen op documenten

Klanten die een nettoprijsafspraak hebben, verwachten geen zichtbare kortingskolom op hun documenten. Via een instelling per klant kan de kortingskolom worden verborgen op offertes, verkooporders en facturen. De klant ziet enkel de afgesproken nettoprijzen.

Visuele detectie van inconsistente kortingen

Wanneer een prijslijst een kortingspercentage voorschrijft maar de korting op de orderregel afwijkt, door een handmatige aanpassing of een prijslijstwijziging, markeert het systeem deze regels visueel. De verkoper ziet in een oogopslag welke regels niet meer overeenstemmen met de actieve prijsafspraken en kan met een klik de korting herberekenen.

Gewichtsberekening op orderniveau

Het gewicht van een verkooporder speelt een cruciale rol bij logistieke planning. Welk voertuig is nodig? Past alles op een pallet? Het gewicht wordt automatisch berekend op orderregelniveau en het totaalgewicht verschijnt in de verzendingssectie van het orderformulier. Elke wijziging aan producten of hoeveelheden triggert een realtime herberekening.

Leveringsdatum nader te bepalen

Voor orders waarvan de leverdatum nog niet vaststaat, zoals bij een aannemer die materiaal bestelt voor een toekomstig project, kan de leveringsdatum als "nader te bepalen" worden gemarkeerd met een vrije notitie. Die status stroomt automatisch door naar alle gekoppelde voorraadverplaatsingen en leveringsbonnen. Achter de schermen blijft Odoo's planningslogica intact via een technische plaatshouderdatum.

Levering blokkeren bij openstaande betalingen

Klanten met een vooruitbetalingsvoorwaarde mogen pas goederen ontvangen wanneer de betaling is ontvangen. Per betalingsvoorwaarde kan worden ingesteld dat leveringen automatisch worden geblokkeerd zolang er geen betaling is geregistreerd. Dit geldt zowel voor de reguliere leveringsstroom als voor de proforma-workflow.

Proforma-factuur per levering

Standaard genereert Odoo proforma-facturen op basis van de volledige verkooporder. Bij deelleveringen toont de proforma dan het totale orderbedrag terwijl de klant slechts een deel ontvangt. Onze oplossing koppelt proforma-facturen aan individuele leveringen met de exacte hoeveelheden die worden verzonden. Elke picking doorloopt de statussen: in afwachting, te verzenden, verzonden en betaald. De levering wordt automatisch geblokkeerd totdat de proforma als betaald is aangevinkt.

Ouder-kind relaties tussen verkooporders

Sommige groothandels werken met een hoofdorder waaruit meerdere deelorders voortkomen, denk aan een raamcontract met wekelijkse afleveringen. Onze module legt expliciet een ouder-kindrelatie vast tussen verkooporders. Vanuit de moederorder navigeer je direct naar alle afleveringsorders en omgekeerd. Dit structureert het orderoverzicht zonder dat medewerkers in losse notities moeten zoeken.

Exclusieve producten per gebruikersgroep

Bepaalde producten mogen alleen door specifieke verkopers of teams worden verkocht, denk aan eigen merken, exclusieve lijnen of producten met een beperkte distributie. Via een koppeling tussen productgroepen en gebruikersgroepen bepaal je exact wie welke producten op verkooporders mag plaatsen. Producten buiten de bevoegdheid verschijnen niet in de zoekresultaten.

Productrestrictie per ordertype

Verkoopordertypes kunnen worden gekoppeld aan productcategorieën. Een ordertype voor "horeca" toont dan enkel horecaproducten, terwijl een ordertype voor "retail" alleen retailartikelen aanbiedt. Dit voorkomt verwarring en versnelt de orderinvoer.

Klantenrekeningoverzicht op de verkooporder

Verkopers willen bij het opmaken van een offerte in een oogopslag zien hoe een klant er financieel voorstaat. Een directe link naar het klantenrekeningoverzicht, het partner ledger, is rechtstreeks beschikbaar vanuit de verkooporder. Zonder de order te verlaten heeft de verkoper inzicht in openstaande facturen en betalingshistoriek.

Handmatige inkoop vanuit verkoop

Bij een maakorder of projectgebonden levering wil de verkoper soms direct een inkooporder plaatsen bij een specifieke leverancier. Vanuit de verkooporderregel kan handmatig een inkooporder worden aangemaakt met overname van product, hoeveelheid en verwachte prijzen. De koppeling tussen verkoop en inkoop blijft automatisch behouden voor traceerbaarheid.

Stabiele kostprijs op orderlijnen

Onze module bevriest de kostprijs op het moment dat de order wordt bevestigd, zodat de prijs niet meer fluctueert bij latere wijzigingen in de productkostprijs. Zo blijft de oorspronkelijke margeberekening intact, ook als de inkoopprijs weken later wijzigt. Dit is essentieel voor correcte margeanalyses achteraf.

Automatische secties op verkooporders

Lange verkooporders worden overzichtelijker wanneer producten per categorie worden gegroepeerd onder sectiekoppen. Onze module voegt automatisch secties toe op basis van de productcategorie, zodat een order met vijftig regels een logische structuur krijgt zonder dat de verkoper handmatig koppen moet invoegen.

Cross-sell per productvariant

Op offertes toon je aanbevolen bijproducten, afgestemd op de specifieke variant die de klant bestelt. Bij het toevoegen van een product verschijnt automatisch een suggestielijst met relevante optionele producten. Dit verhoogt de gemiddelde orderwaarde zonder extra inspanning van de verkoper.

Logistieke dagplanning

Zonder een gebundeld overzicht moet een logistiek planner elke transfer apart openen om te zien wat er die dag gepland staat. Onze wizard genereert met een paar klikken een volledig dagrapport. Na het selecteren van de gewenste datum, magazijnen en operatietypes wordt automatisch een compact PDF gegenereerd, gesorteerd op stad en operatietype. Per transfer toont het rapport het documentnummer, klantgegevens, het totaalgewicht en de volledige productlijst.

Leveringsfoto's als bewijs

Bij leveringen ontstaan regelmatig discussies over de staat van geleverde goederen of het juiste afleveradres. Via een uploadwizard kunnen chauffeurs of magazijnmedewerkers rechtstreeks foto's toevoegen vanuit de leveringsbon of de barcode-app. De foto's worden automatisch gecomprimeerd en verschijnen zowel digitaal als op het afgedrukte leveringsdocument.

Datumsynchronisatie tussen magazijn en verkoop

Magazijnmedewerkers passen regelmatig de planning aan op basis van werkelijke beschikbaarheid. Onze oplossing synchroniseert de geplande datum van de picking automatisch terug naar de verkooporder, zodat verkoop en magazijn altijd op dezelfde planning werken. Na bevestiging wordt het datumveld op de verkooporder vergrendeld, zodat alleen het magazijn de planning kan bijsturen.

Batchpicking en veiligheidscontroles

Het valideren van een batchpicking in de barcode-app is een onomkeerbare actie. Een magazijnmedewerker die snel werkt met een scanner kan per ongeluk de validatieknop activeren. Onze bevestigingswizard vraagt in zowel de barcode-app als het backendformulier om expliciete goedkeuring voordat een batch definitief wordt verwerkt.

Centraal printbeheer

In drukke magazijnen worden dagelijks honderden documenten afgedrukt: verzendlabels, picklijsten, leveringsbonnen en facturen. Onze printerwachtrij bundelt alle printjobs in een overzichtelijk dashboard. Elk document komt automatisch in de wachtrij met verwijzing naar het brondocument en de voorkeursprinter. Realtime notificaties zorgen dat nieuwe printjobs direct worden opgepikt. Een afdrukregistratie houdt bij wie welk document wanneer heeft afgedrukt.

Flexibele verpakking per collo

Groothandels verzenden orders vaak in meerdere colli met wisselende inhoud. Onze module biedt een intuïtieve wizard waarmee magazijnmedewerkers per collo producten en hoeveelheden toewijzen. Elk pakket kan worden voorzien van gewicht, afmetingen en een koppeling aan een vervoerder. Het verpakkingsoverzicht verschijnt op de leveringsbon.

Voorraadreservering omzeilen

In bepaalde situaties, zoals een klant die direct aan de balie koopt of een dringende levering, is de standaard reserveringsstap een onnodige vertraging. Per magazijnoperatie kan worden ingesteld dat de reserveringsstap wordt overgeslagen. Producten worden dan direct als beschikbaar beschouwd.

Extra voltooidstap bij leveringen

Bij kwaliteitsgevoelige zendingen is het nuttig om een extra verwerkingsstap toe te voegen na de standaard validatie. Onze module voegt een "voltooid"-status toe aan uitgaande leveringen, zodat er een expliciete bevestiging plaatsvindt nadat de goederen fysiek het magazijn hebben verlaten.

Blokkering bij gearchiveerde producten

Gearchiveerde producten die nog op openstaande transfers staan, kunnen bij verwerking onverwachte fouten veroorzaken. Onze module blokkeert automatisch de validatie van transfers die gearchiveerde producten bevatten, met een duidelijke foutmelding zodat het magazijnteam snel kan ingrijpen.

Verwachte producten bij inventaristelling

Bij het uitvoeren van een inventaristelling via de barcode-app toont het systeem standaard enkel gescande producten. Onze uitbreiding toont ook de producten die verwacht worden op de geselecteerde locatie, zodat medewerkers snel afwijkingen tussen verwachte en werkelijke voorraad detecteren.

Hulp bij onbekende barcodes

Wanneer een magazijnmedewerker een barcode scant die het systeem niet herkent, biedt onze module hulp bij het identificeren van het product. In plaats van enkel een foutmelding verschijnt een zoekinterface waarmee de medewerker het product alsnog kan koppelen aan de onbekende barcode.

Bronlocatie bij retouren

Onze module toont automatisch de bestemmingslocatie van de oorspronkelijke levering als voorgestelde bronlocatie bij het aanmaken van een retour.

Secties doorstromen naar leveringsbonnen

Verkooporders met automatische secties verliezen die structuur zodra ze naar het magazijn doorstromen. Onze module zorgt dat de secties op de verkooporder worden overgenomen op de leveringsbon, zodat magazijnmedewerkers dezelfde logische groepering zien als het verkoopteam.

Automatische palletsplitsing

Bij ontvangst van grote hoeveelheden moeten producten vaak over meerdere palletlocaties worden verdeeld. Het systeem splitst inkomende transfers automatisch op basis van de maximale capaciteit per palletlocatie. Elke pallet wordt automatisch naar de juiste locatie gerouteerd op basis van de instockregels.

Aanvulworkflow via barcode-app

Magazijnmedewerkers die constateren dat een picklocatie leeg raakt, kunnen direct vanuit de barcode-app een aanvulverplaatsing aanmaken. Een scanformulier laat hen snel de bron- en bestemmingslocatie, het product en de hoeveelheid vastleggen. Na bevestiging wordt automatisch een interne transfer aangemaakt die via de standaard magazijnflows wordt verwerkt.

Voorraadcontrole voor aanpassing

Handmatige voorraadaanpassingen worden pas toegestaan na een visuele controle. Een verplicht vinkje bevestigt dat de medewerker de werkelijke voorraad fysiek heeft gecontroleerd. Zonder die bevestiging blokkeert het systeem de aanpassing.

Apart recht voor inventarisbevestiging

De bevoegdheid om inventarisaanpassingen definitief te bevestigen wordt losgekoppeld van de standaard magazijnrechten. Een apart toegangsrecht zorgt dat alleen daartoe bevoegde medewerkers de definitieve telling kunnen valideren. Dit voorkomt dat magazijnmedewerkers per ongeluk grote voorraadcorrecties doorvoeren.

Leveranciersbenaming op ontvangstbonnen

Bij ontvangst van goederen is het handig om de leveranciersnaam en de artikelreferentie van de leverancier direct op de ontvangstbon te zien. Onze module toont deze informatie automatisch op basis van de gekoppelde inkooporder, zodat magazijnmedewerkers snel kunnen verifiëren of de juiste producten zijn geleverd.

Vaste ontvanger bij tekorten

Wanneer een levering minder producten bevat dan verwacht, moet iemand geïnformeerd worden. Per magazijnoperatietype kan een vaste ontvanger worden ingesteld die automatisch een notificatie ontvangt bij elke levering met een tekort. Dit centraliseert de afhandeling van klachten en nabestellingen.

Zelfregistratie voor nieuwe B2B-klanten

Wij bieden een apart B2B-registratieformulier waarop zakelijke klanten zelfstandig een account aanmaken met bedrijfsgegevens, btw-nummer en volledig adres. Bij het indienen wordt automatisch een bedrijfsrecord aangemaakt, de gebruiker eraan gekoppeld en een standaard B2B-prijslijst toegekend. De hele registratiestroom verloopt in een database-transactie die bij fouten volledig wordt teruggedraaid.

Portaaltoegang voor bestaande klanten

Voor bestaande klanten die nog geen portaaltoegang hebben, bieden wij een aanvraagformulier op de inlogpagina. Het systeem matcht automatisch op e-mailadres en btw-nummer met een bestaand contactrecord. Bij een succesvolle match wordt de portaaltoegang onmiddellijk toegekend inclusief uitnodigingsmail. Aanvragen zonder match worden geregistreerd zodat het interne team actie kan ondernemen.

Geavanceerd filtersysteem

Wij hebben een volledig onafhankelijk filtersysteem ontwikkeld, speciaal ontworpen voor eigenschappen die geen variant aansturen: materiaal, toepassingsgebied of certificering. Het systeem werkt met filtergroepen, checkboxes, dropdowns en kleurstalen. Op de webshop verschijnen de filters in de zijbalk met dynamische tellingen per filterwaarde.

Productaspecten als filterbare kenmerken

Naast het afzonderlijke filtersysteem bieden wij productaspecten: gestructureerde kenmerken die rechtstreeks op de productpagina worden getoond en tegelijk als filtercriterium dienen. Denk aan "materiaal", "toepassing" of "capaciteit". Klanten filteren het assortiment op relevante eigenschappen en zien de details terug op de productdetailpagina.

Rolgebaseerd productbeheer

Marketingmedewerkers die productfoto's bijwerken, krijgen via een aparte gebruikersgroep enkel toegang tot webshopvelden: afbeeldingen, categorieën, publicatiestatus en SEO-velden. Via een instelbare veldenlijst bepaal je exact welke velden bewerkbaar zijn.

Snelle bestelpagina

B2B-klanten willen niet door catalogi bladeren. Zij kennen hun artikelnummers en willen snel doorbestellen. Onze snelle bestelpagina biedt een lijstweergave waarin klanten direct artikelcodes en hoeveelheden invoeren. De producten worden op basis van artikelnummer of barcode herkend en in een keer aan de winkelwagen toegevoegd.

Minimaal bestelbedrag

Om kleine, onrendabele bestellingen te voorkomen kan een minimaal bestelbedrag worden ingesteld. Klanten die onder het minimum blijven, worden bij het afrekenen geïnformeerd over het resterende bedrag. De drempel is configureerbaar per klantsegment.

Vaste adressen in checkout

B2B-klanten hebben vaak meerdere vaste lever- en factuuradressen. Onze module beperkt de keuze tot een vaste lijst van goedgekeurde adressen, zodat klanten enkel uit gevalideerde opties selecteren. Klanten selecteren hun lever- en factuuradres uit een dropdown zonder de mogelijkheid om handmatig te wijzigen.

Merknaam en artikelcode in de webshop

De merknaam en de interne artikelcode worden automatisch weergegeven op productpagina's en in zoekresultaten. B2B-klanten identificeren producten aan de hand van deze gegevens en vinden sneller wat ze zoeken.

Vervoerdersiconen bij verzendmethodes

In de checkout verschijnen herkenbare iconen naast elke verzendmethode. Klanten kiezen sneller de gewenste vervoerder wanneer zij het logo visueel herkennen in plaats van enkel een tekstuele naam.

Multi-website productkoppeling

Groothandels die meerdere webshops beheren, bijvoorbeeld een per land of per klantsegment, kunnen producten aan meerdere websites tegelijk koppelen. Productbeheerders selecteren per product op welke websites het gepubliceerd moet worden, zonder het product te dupliceren.

Dynamische categorie-toegang

Bepaalde productcategorieën mogen alleen zichtbaar zijn voor specifieke klantgroepen. Onze module koppelt webshopcategorieën aan klanttags. Klanten zonder de juiste tag zien de betreffende categorieën en producten niet in de webshop. Dit maakt het mogelijk om binnen een enkele webshop verschillende assortimenten te presenteren aan verschillende klantsegmenten.

Afrondingscorrectie bij kortingen

Bij het toepassen van kortingen op grote orders met vele regels kunnen afrondingsverschillen ontstaan tussen de webshop en het ERP. Onze module corrigeert deze afrondingsafwijkingen automatisch zodat het bedrag in de winkelwagen altijd exact overeenkomt met het bedrag op de uiteindelijke factuur.

Geautomatiseerde factuurverzending

Elke factuur afzonderlijk per e-mail verzenden via de standaard wizard is tijdrovend en blokkeert de browser. Onze verzendwachtrij laat gebruikers facturen in bulk selecteren en aan de wachtrij toevoegen. Een achtergrondproces verwerkt elke vijf minuten een batch met de standaard verzendlogica. De module onthoudt welke gebruiker een factuur toevoegde en verstuurt de e-mail in diens context voor de juiste afzendernaam en handtekening.

Automatische facturatie van verkooporders

Dagelijks worden tientallen tot honderden orders bevestigd die periodiek gefactureerd moeten worden. Medewerkers markeren orders als klaar voor facturatie, individueel of in bulk. Elke minuut verwerkt een geplande taak de wachtrij, van oud naar nieuw, gegroepeerd per facturatieadres zodat klanten een gebundelde conceptfactuur ontvangen in plaats van losse facturen. De batchgrootte is configureerbaar.

Gesplitste facturatie

Klanten met meerdere betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld dertig procent bij bestelling en zeventig procent bij levering, verwachten dat hun facturatie die structuur volgt. Onze module splitst facturen automatisch op basis van de betalingsvoorwaarden op de verkooporder. Elke deelfactuur bevat de correcte bedragen en voorwaarden.

Geautomatiseerde factuurimport via SFTP

Veel groothandels ontvangen leveranciersfacturen in XML-formaat via SFTP-servers. Per verbinding worden servergegevens en het boekhoudkundig dagboek ingesteld. Een geautomatiseerde taak haalt elk uur nieuwe XML-bestanden op en laat de standaard factuurherkenning de rest doen. Verwerkte bestanden worden op de server hernoemd, mislukte bestanden krijgen een apart prefix.

Extra standaardwaarden bij e-mailfacturen

Leveranciersfacturen die via e-mail binnenkomen en automatisch worden herkend, missen soms contextinformatie. Onze module vult automatisch standaardwaarden aan, zoals het juiste dagboek, de analytische rekening of de betalingsvoorwaarde, op basis van configureerbare regels. Dit vermindert de handmatige nazorg na automatische factuurherkenning.

Factoring-integratie met Belgische banken

Veel Belgische groothandels werken met factoring om hun cashflow te optimaliseren. Vanuit een gefilterd overzicht selecteert de gebruiker openstaande verkoopfactuurregels op factoringrekeningen. Voor Belfius worden met een klik drie bestanden gegenereerd: een openstaande-postenbestand, een leesbaar controle-overzicht en een debiteurenbestand. Voor BNP Paribas Fortis worden twee CSV-bestanden geproduceerd. Alle bestanden worden automatisch omgezet naar ASCII met transliteratie van speciale tekens en zijn direct klaar voor upload.

Commentaarveld op facturen

Een vrij commentaarveld onder de factuurregels biedt ruimte voor afspraken, verwijzingen of instructies die niet in een standaardregel passen. Het commentaar verschijnt op het afgedrukte document en kan per factuur worden ingevuld.

Exacte omschrijving op factuurregels

Onze module garandeert dat de oorspronkelijke omschrijving op een factuurlijn behouden blijft en respecteert de omschrijving die op de verkooporder is ingevuld, zodat klantspecifieke referenties en afspraken intact blijven op de factuur.

Belastingweergave per groep

De manier waarop belastingbedragen worden getoond, verschilt per klant en per context. Onze module biedt drie weergavemodi: normaal (alle belastingen zichtbaar), apart (elke belastinggroep op een eigen regel) en verborgen (geen belastingdetails). Per document kan de gewenste modus worden ingesteld.

Leveringsinformatie op de factuur

Klanten willen op hun factuur direct zien welke leveringen erin verwerkt zijn. Onze module voegt automatisch de leveringsreferenties en -datums toe aan het factuurrapport, zodat klanten de factuur kunnen afstemmen met hun ontvangsten.

Gegroepeerde betalingsherinneringen

Bij het versturen van betalingsherinneringen worden openstaande facturen automatisch gegroepeerd per bedrijf of per contactpersoon. Klanten ontvangen een enkel overzicht van al hun openstaande posten in plaats van losse herinneringen per factuur.

Overvoorraadwaarschuwingen

Wanneer inkopers meer bestellen dan nodig is, leidt dat tot onnodige kapitaalbinding en hogere opslagkosten. Bij het bevestigen van een inkooporder vergelijkt het systeem de virtueel beschikbare voorraad, de bestelde hoeveelheid en de maximale voorraadhoeveelheid uit de heraanvulregel. Bij overschrijding verschijnt een popup met alle betrokken producten. Twee extra kolommen op de inkooporderlijnen tonen permanent de virtueel beschikbare voorraad en de maximale hoeveelheid.

Gewichtsberekening op inkooporders

Net als bij verkooporders wordt het totaalgewicht automatisch berekend op inkooporderniveau. Dit is essentieel voor transportplanning: past de bestelling op een pallet, in een bestelwagen of is een vrachtwagen nodig?

Ontvangsten groeperen per leverancier

Wanneer meerdere inkooporders bij dezelfde leverancier op dezelfde dag worden verwacht, is het efficiënter om de ontvangsten te groeperen in een enkele ontvangstbon. Onze module biedt de optie om ontvangsten automatisch of handmatig samen te voegen per leverancier.

Inkooporder zonder prijzen

Niet elke medewerker die een inkooporder opmaakt, hoeft inzicht te hebben in de prijzen, denk aan een magazijnverantwoordelijke die een nabestelling plaatst. Een afdrukoptie zonder prijsinformatie toont enkel producten en hoeveelheden.

Waarschuwing bij nieuwe producten

Wanneer een product voor het eerst wordt ingekocht, verschijnt een waarschuwing op de inkooporder. Dit attendeert de inkoper op het feit dat er geen inkoophistorie beschikbaar is, zodat extra zorgvuldigheid wordt betracht bij de prijsonderhandeling en leverancierskeuze.

Inkoopovereenkomsten vanuit verkoop

Verkopers die een order plaatsen voor een product met meerdere mogelijke leveranciers, kunnen vanuit de verkooporderregel een inkoopovereenkomst aanvragen. Het systeem legt de link tussen de verkoopbehoefte en de inkoopvraag zodat de inkoopafdeling gericht kan onderhandelen.

Centraal merkregister

Wij hebben een volledig merkbeheersysteem geïntroduceerd met naam, weergavenaam en beschrijving. Elk merk wordt gekoppeld aan producten via een veld op het productformulier. De merknaam wordt automatisch opgenomen in de weergavenaam. De standaard verkoop- en facturatieanalyses worden uitgebreid met een merkdimensie en in de productlijst zoek en groepeer je op merk.

Automatische productreferenties

In bedrijven met een groot assortiment wordt het handmatig toekennen van referenties snel een bron van fouten. Ons systeem genereert met een druk op de knop een unieke, opeenvolgende productcode op basis van een configureerbare sequentie. Optioneel wordt de gegenereerde referentie ook als barcode ingesteld.

Meervoudige barcodes

Producten in de groothandel hebben vaak zowel een EAN-code van de fabrikant als een interne barcode. De standaard barcode-app herkent alleen de primaire barcode. Onze uitbreiding zorgt dat ook secundaire barcodes correct worden herkend bij het scannen in het magazijn, inclusief GS1-nomenclatuur.

Verkoopprestatielabels

Inzicht in welke producten het goed doen en welke achterblijven is essentieel voor assortimentsbeslissingen. Onze oplossing labelt producten automatisch op basis van hun verkoopprestaties via configureerbare kwantielranges. Je definieert labels zoals "Top 10%", "Gemiddeld" en "Zwakke verkopers". Een wekelijkse achtergrondtaak herberekent alle toewijzingen op basis van een instelbare terugkijkperiode. Producten zonder verkopen krijgen automatisch een apart label waarmee dode voorraad snel wordt geïdentificeerd.

Inhoudsveld en merkkoppeling

Producten met een vaste inhoudsmaat, zoals flessen van 75 cl of dozen van 12 stuks, krijgen een gestructureerd inhoudsveld. In combinatie met de merkkoppeling worden productkaarten automatisch verrijkt met de juiste eenheidsinformatie.

Meertalige productdocumenten

Groothandels die internationaal opereren of in meertalig België actief zijn, moeten productdocumenten in de juiste taal aanbieden. Onze module koppelt documenten en bijlagen aan taalversies, zodat elke klant automatisch de documentatie in zijn eigen taal ontvangt.

Waarschuwing bij dubbele leverancierscodes

Wanneer twee verschillende producten dezelfde leverancierscode dragen, leidt dat tot verwisseling bij bestelling en ontvangst. Onze module geeft een waarschuwing wanneer een leverancierscode al aan een ander product is gekoppeld, zodat de fout wordt gecorrigeerd voordat ze problemen veroorzaakt.

Beschrijving op productattributen

Productattributen zoals maat, kleur en materiaal kunnen worden voorzien van een uitgebreide beschrijving die automatisch wordt opgenomen op verkooporderlijnen. Klanten zien niet alleen "Kleur: Blauw" maar ook de bijbehorende specificaties.

Accijnzen, verpakkingsheffingen en statiegeld

De verkoopprijs van een drank bevat naast de nettoproductprijs ook accijnzen, verpakkingsheffingen en statiegeld op meerdere niveaus: fles en bak. Deze heffingen mogen niet mee kortingbaar zijn. Ons systeem introduceert vier belastingtypes die zich elk anders gedragen in berekeningen en op documenten. De verpakkingsheffing wordt automatisch berekend conform de wettelijke tarieven, statiegeld apart op fles- en bakniveau.

Klantspecifieke documentweergave

Per klant is instelbaar welke kolommen zichtbaar zijn op offertes en facturen: prijs zonder heffingen, netto gediscounteerde prijs en kortingskolom kunnen elk apart worden verborgen of getoond. Op prijslijstitems kan direct de prijs zonder heffingen worden ingevoerd, waarna het systeem de volledige verkoopprijs berekent. Het klantenportaal respecteert dezelfde zichtbaarheidsinstellingen.

Commissiebeheer

In de drankengroothandel werken bedrijven met commissieklanten: partners die een percentage ontvangen op verkopen die via hen tot stand komen. Ons systeem zet kortingen automatisch om naar commissiepercentages. De klant betaalt de volle prijs; het commissiebedrag wordt apart berekend en zichtbaar weergegeven per orderregel. In de webshop zien commissieklanten de reguliere verkoopprijs.

Via een periodieke wizard worden alle commissieregels per klant en per datumperiode verzameld en in een klik omgezet naar een inkooporder of credit-verkooporder, gegroepeerd per product met automatische overname van de correcte btw-tarieven.

Leeggoedbeheer

Kratten en flessen vormen een substantieel onderdeel van de logistiek in de drankensector. Ons leeggoedsysteem beheert de volledige stroom van uitgaand en retour ontvangen leeggoed. Per product wordt het leeggoedtype vastgelegd: fles, krat of bak, met de bijbehorende statiegeldwaarde. Bij het verkopen van een krat bier worden automatisch de bijbehorende leeggoeditems aangemaakt.

Leveringsherinneringen

Per klant wordt een vaste leveringsdag ingesteld. Het systeem verstuurt automatisch de dag ervoor een gepersonaliseerde e-mailherinnering in de taal van de klant, met een directe link naar de webshop. De herinneringen worden zowel per e-mail verstuurd als vastgelegd in de chatter van het contactrecord.

Categoriesamenvattingen op documenten

Een gemiddelde verkooporder kan twintig tot vijftig regels bevatten. Onze module voegt een automatische categoriesamenvatting toe aan verkooporders, facturen en leveringsbonnen. Per categorie toont de tabel de eenheid, het totale aantal en het bijbehorende bedrag. Via een instelling op productcategorieën bepaal je op welk niveau de samenvatting wordt getoond.

Verkooporders en inkooporders zonder prijsinformatie

Zowel voor verkooporders als inkooporders bieden wij een afdrukoptie zonder prijsgegevens: ideaal als picklijst voor het magazijn of als leveringsbon voor chauffeurs. Het document volgt dezelfde professionele lay-out als het standaardrapport, maar alle prijsgerelateerde kolommen en totalen worden automatisch verborgen.

Prijzen op leveringsbonnen

Omgekeerd bieden wij de mogelijkheid om prijzen toe te voegen aan leveringsbonnen. De zichtbaarheid wordt op drie niveaus aangestuurd: per klant via een voorkeurinstelling, per pickingtype via een blokkering, en per transporteur voor vervoerders die geen prijsinformatie mogen zien.

Volledige productomschrijvingen op leveringsbonnen

Op leveringsbonnen wordt de volledige productomschrijving getoond, inclusief specificaties, verpakkingseenheden en klantspecifieke referenties, in plaats van enkel de productnaam. Dit voorkomt pickfouten en onduidelijke leveringsbonnen.

Maatwerkrapporten zonder code

De visuele rapportontwerper laat gebruikers volledig op maat gemaakte PDF-rapporten bouwen via een gestructureerde boomweergave. Inhoudsblokken, tabellen, afbeeldingen en dynamische placeholders worden geconfigureerd zonder een regel code. Conditionele zichtbaarheid via Python-expressies maakt het mogelijk dat een enkel sjabloon meerdere scenario's bedient. Het gegenereerde rapport wordt als standaard afdrukactie geregistreerd en is direct beschikbaar op elk record.

PDF-offertes met extra veldmappings

De standaard offerte-PDF in Odoo toont een vaste set velden. Onze module breidt de beschikbare veldmappings uit zodat ook niet-standaard velden, zoals projectreferenties, interne notities of klantspecifieke codes, automatisch op het offertedocument verschijnen.

Prijstoegang beperken

Inkoopprijzen, leveranciersprijzen en prijslijsten zijn gevoelige bedrijfsinformatie. Via de Price Manager-groep wordt bepaald wie deze gegevens mag inzien en bewerken. Magazijnmedewerkers en klantenservicemedewerkers werken met het systeem zonder inzicht in de kostenstructuur.

Functiescheiding in het magazijn

De bevoegdheid om inventarisaanpassingen te bevestigen, voorraad handmatig te corrigeren of batchpickings te valideren wordt per functie afgeschermd. Magazijnmedewerkers voeren hun dagelijkse taken uit, maar kritieke acties worden voorbehouden aan teamleiders of logistiek managers.

Exclusieve producttoegang

Producten die slechts door bepaalde teams of verkopers mogen worden verkocht, worden afgeschermd via gebruikersgroepen. Een verkoper die niet tot de juiste groep behoort, kan het product niet vinden in de zoekresultaten en niet toevoegen aan een verkooporder.