Bancontact 

Elke dag komt er per terminal een zogenaamd globalisatie afschrift. Dat afschrift bevat het totaal van alle bancontactverrichtingen voor een terminal voor een dag. Dit afschrift wordt automatisch afgepunt via een ingestelde regel, bijgevolg zouden theoretisch de grootboekrekeningen 550xxx moeten salderen (0) na afpunting. Verschillen zijn te verklaren door foutieve of niet in Odoo geregistreerde bancontact verrichtingen (manuele bediening via grijs bakje) en kunnen via manuele boekingen opgelost worden (zie artikel). 

Ecocheques

Er werden specifieke grootboekrekeningen gemaakt waarop automatisch de kassabetalingen via ecocheques, per filiaal, worden geboekt via de kassa-applicatie in Odoo. 

Voorbeeld van de boekingen na het afsluiten van een kassasessie (op het eind van de dag):

Monizze

Deze provider stuurt een factuur uit per maand. De factuur bevat een overzicht van de transacties die de factuur omvat. De factuur van Monizze hoeft niet betaald te worden, ze houden immers een deel van de klantbetaling in als commissie. 
De betalingen die op de bankrekening gestort worden dienen dus afgepunt te worden tegenover
​(1) de geregistreerde kassabetaling type 'ecocheques', grootboekrekening 550xxx
​(2) de factuur van Monizze (commissiedeel)

Voorbeeld (januari 2024)
Factuur Monizze:  ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​    Inkomende stortingen (bank), Monizze, af te letteren:

De storting van €93,02 correspondeert met een ecochequebetaling van 13/01 te Ninove (550101 ecocheques Ninove). We kiezen voor 'volledig' afletteren, of typen manueel het volledige bedrag in (€96,22 i.p.v. €93,02 na aftrek commissie). Dat commissiedeel punten we af met de corresponderende Monizze factuur. 

Die corresponderende betaling kan in principe opgezocht worden via de kassa app, menu 'betalingen' waar een filter 'ecocheques' tussen de favorieten staat. Op die manier is makkelijk na te trekken in welk filiaal (en dus op welke 550xxx rekening) de betaling gebeurde. Maar, merk op dat Monizze een zodanig gedetailleerd overzicht verschaft dat dit opzoekwerk in de kassa-app quasi overbodig is. Of je kan in het menu 'afletteren met bestaande boekingen' zoeken of het bedrag tussen één van de nog af te punten boekingen op rekening '550xxx ecocheques filiaal xxx' zit.

Resultaat:
 

Pluxee/Sodexo

Zelfde systeem als bij Monizze. Je checkt waar de betaling plaatsgevonden heeft en selecteert op basis daarvan de juiste grootboekrekening 'ecocheques filiaal xxx' en het commissiedeel wordt afgeschreven t.o.v. leverancier Pluxee/Sodexo (44rek) of meteen tegenover de factuur van Pluxee/Sodexo afgepunt. Die factuur krijgt hierdoor in de boekhouding ook de status 'betaald'. Ook voor deze case werd een video gemaakt. De video belicht twee opties: commissies meteen koppelen aan een Pluxee factuur, of deze voorlopig 'los' op de leverancier afpunten en nadien een aflettering doen met de factuur zodra je deze ontvangt (maandelijks). 

Voorbeeld (januari 2024)

Edenred 

Scenario 1 

Er wordt een factuur geboekt. Deze factuur bevat een overzicht van de betaalde, reeds ingehouden, commissies. Afpunten doe je net zoals bij Monizze, Pluxee/Sodexo door de storting te koppelen aan een '550xxx ecocheques filiaal xxx' rekening en het commissiedeel op de 44rek af te punten (al dan niet 'los' of rechtstreeks gekoppeld aan een factuur).

Scenario 2

Er wordt geen factuur geboekt. Elke storting van Edenred wordt afgepunt met de bijhorende '550xxx ecocheques filiaal xxx' rekening afhankelijk van waar de betaling heeft plaatsgevonden. Dit kan je opzoeken door via datum/bedrag in het menu 'betalingen' in de kassa-app te gaan zoeken. 

 Er werden afletterregels ingesteld die automatisch het filiaal, het totaalbedrag en commissiedeel herkennen. 

Kredietkaarten (Worldline)

Achtergrondinformatie

Worldline facturen zullen nog niet volledig vereffend zijn via het inhouden van commissies bij het doorstorten van klantbetalingen. Er zijn immers ook andere kosten gelinkt aan het abonnement. Op het einde van elke maand volgen normaal twee facturen van alle kosten (commissies, huur, support, etc.). Een factuur groepeert de betalingen voor een groep terminals. 

Analyse van de factuur in januari toont aan dat alle betalingen voor Ninove & Dakpunt gegroepeerd zijn, en Herzele, Affligem, Borchtlombeek de tweede groep zijn. Hieronder een overzicht van de gebruikte 'merchant' codes en het corresponderend filiaal: 

Voorbeeld (januari 2024)

Facturen Worldline

Hieronder worden als voorbeeld stap voor stap de facturen die betrekking hebben op verrichtingen in januari 2024 behandeld. 

Voorbeeld factuur 1:  ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​Voorbeeld factuur 2: 

Totaal ingehouden commissies: €88,86 ​ ​ ​ ​ ​Totaal ingehouden commissies: €45,72
Codes: 18589499 (NIN) & 13789672 (DAK) ​ ​ ​ ​​ ​​Codes: 10369627 (BLB) & 16226854 (AFF/HER)

Factuur 1 vermeldt duidelijk de codes 18589499 & 13789672 onder de rubriek 'commissies', factuur 2 doet dat niet en vermeldt enkel 81308134.
Tip: Maak een export van Worldline bankafschriften en maak een pivot tabel zoals onderstaand voorbeeld (download file). 

Som oranje: €45,72 & som paars: €88,86

Gestorte bedragen afletteren

Er werden aflettermodellen ingesteld die het merendeel van de Worldline stortingen automatisch afpunten. Echter, voor 2 types is er een handmatige interventie vereist: (1) Dakpunt & (2) Code 16226854 (Affligem of Herzele). 

Voorbeeld van een automatisch afgepunte Maestro betaling in Borchtlombeek van 10/01/24: 

(1) Dakpunt

Aangezien er voor dit filiaal een mobiel bancontact apparaat gebruikt wordt, dat niet via een IoT box aan Odoo gekoppeld is, zal ook de info zoals je deze hierboven afgebeeld ziet (vb. BLB) niet ingevuld staan. De betalingen met kredietkaart zijn daarom niet zomaar te onderscheiden van gewone betalingen in het menu 'betalingen' in de kassa-app. 

Van zodra een bedrag gelinkt wordt aan Dakpunt, is het aangewezen de corresponderende betaling in de kassa ook van de extra info te voorzien dat deze met via Wordline (kredietkaart) liep en niet via 'standaard' bancontact. 

Daarvoor zoek je het bedrag op via de kassa, menu 'betalingen' en vervolgens kan je deze betaling van de extra info 'Kredietkaart' voorzien d.m.v. deze te selecteren en voor de actieknop te kiezen:

(2) Affligem of Herzele

Voor sommige Worldline betalingen met kredietkaart kan er o.b.v. de code die meegegeven wordt in het bankafschrift niet eenduidig een filiaal bepaald worden. Code 16226854 kan zowel voor een betaling in Herzele als Affligem gebruikt worden. Hier zal de afletterregel beide filialen voorstellen. Het is aan jullie om de betaling op te zoeken, en het juiste filiaal te kiezen. Concreet verwijder je dan die regel met het 'foute' filiaal en klik je op 'bevestig'. Op die manier wordt het bedrag naar de juiste 550xxx rekening geschreven. 

Dit bedrag kwam van Herzele, zo blijkt uit de opzoeking: 

Dus... de 3e regel '550500 BC Affligem' wegklikken via het vuilbakje, en bevestigen. 

Commissiebedragen linken aan factuur

Tot slot, als laatste stap, dienen al die afgepunte commissiesbedragen gelinkt te worden aan de factu(u)r(en) van Atos Worldline, want deze staan voorlopig 'los' op de leverancier (44rek). 

Dit doen we door naar de contactfiche te navigeren, daar op saldilijst te klikken, en nadien 'afletteren'. 

In het afletterscherm gebruik je de filters om alle commissiebedragen van de voorbije maand te selecteren en die tegenover de juiste factuur af te punten o.b.v. de 'codes' (zie paragraaf 'facturen Worldline') die je op de factuur ziet. Het totale ingehouden vermeld op de factuur, moet overeenstemmen met het bedrag van de afpunting.