Ledenadministratie beheren

…met een paar klikken op de knop

Wie zich bezighoudt met ledenadministratie weet dat het beheren hiervan niet altijd eenvoudig is. Vaak komt er veel handmatig werk bij kijken. Dit is zeker het geval wanneer er meerdere plaatselijke verenigingen zijn ondergebracht in één administratie. Er wordt daarnaast vaak met Excel gewerkt en de facturen worden met de hand geprint en verstuurd. Zo gaat er echter veel tijd verloren. In opdracht van een klant hebben wij software op maat gebouwd om dit proces te automatiseren.

Eenvoudige ledenadministratie

Aangezien de klant meerdere verenigingen beheert die voor een deel werkzaam zijn in dezelfde regio, was het een must om een overkoepelende database te voorzien. Je wil voorkomen dat je adreswijzigingen van leden in drie verschillende databases moet doorvoeren. We hebben daarom gekozen voor een systeem waarbij de gegevens van de persoon centraal staan. Hier kan je vervolgens het lidmaatschap van de specifieke vereniging aan koppelen. Uiteraard kunnen dit er meerdere zijn.

Ook met het oog op de GDPR-wetgeving is dit een voordeel. Indien een persoon zijn gegevens wil raadplegen, kan je met een druk op de knop alle data exporteren die opgeslagen zijn. Dit zonder verschillende databases te raadplegen. Daarnaast kan er ook ingesteld worden welke gebruiker toegang heeft tot de gegevens van welke verenigingen of personen, zodat ook de privacy gewaarborgd blijft.




 

Gekoppelde facturatie en integratie van berichten

De volgende stap was het mogelijk maken om eenvoudig een factuur naar elk lid van de vereniging te sturen. Via de facturatie module kan er een bulkfactuur worden opgesteld. Hier kan je de leden automatisch laten selecteren per vereniging. Door een ontwerp van de factuur in het systeem te zetten kan deze vervolgens de facturen automatisch per lid of klant aanmaken en via e-mail zelfs onmiddellijk opsturen!

Ten slotte worden ook ontvangen berichten van leden automatisch in de ledenadministratie verwerkt. Telkens wanneer iemand een e-mail stuurt naar de vereniging wordt dit automatisch bij de gegevens van deze persoon getoond en opgeslagen. Niet alleen kan je zo alle communicatie eenvoudig raadplegen, maar ook snel het bericht beantwoorden.

Vrijblijvend advies op maat

Uiteraard is bovenstaande case maar een voorbeeld. Wij bouwen software op maat voor kleine en grote bedrijven. Wil je weten hoe wij ook jouw bedrijf kunnen helpen? Neem dan contact met ons op en maak vandaag nog een afspraak voor een vrijblijvend gesprek. Wij helpen je graag verder.

Contacteer ons

Verhoog je productiviteit

Ontdek de overige functies en mogelijkheden van Odoo

Meer informatie