Orderintake met AI in Odoo
Bestellingen komen niet altijd binnen via je webshop. Een klant mailt een pdf, verwijst naar een vorige levering of gebruikt zijn eigen productnamen. Je binnendienst zoekt de juiste gegevens op en maakt een order. Hier zie je hoe je dat werk met AI kunt voorbereiden.
Dit is een voorbeelduitwerking, geen klantcase of kant-en-klaar product. De benodigde koppelingen en controles hangen af van je omgeving.
Begin bij het oorspronkelijke bericht
Neem als voorbeeld een mail: ‘Graag twaalf dozen van dezelfde verpakking als vorige maand, levering donderdag.’ Het aantal is duidelijk, maar het product en de leverdatum moeten nog worden bepaald. Bij een pdf kunnen ook klantreferenties, afwijkende eenheden of meerdere afleveradressen meespelen.
We kiezen eerst welke bron de flow verwerkt: bijvoorbeeld één mailbox of een vaste documentaanvoer. De originele tekst blijft beschikbaar voor de medewerker die het voorstel beoordeelt.
Gegevens opzoeken en een concept voorbereiden
Een mogelijke inrichting zoekt de klant, raadpleegt de relevante bestelhistoriek en koppelt de omschrijvingen aan producten in Odoo. Daaruit volgt een conceptofferte of conceptorder. We spreken af welke bestaande prijs-, voorraad- en leveringsregels daarvoor gelden.
Een overeenkomst in tekst is nog geen zekere productmatch. Zijn er twee mogelijke producten, ontbreekt het afleveradres of is ‘doos’ geen eenduidige eenheid, dan moet dat als vraag bij het concept terechtkomen. Een onbekende prijs wordt niet stilzwijgend ingevuld.
De binnendienst controleert en bevestigt
De medewerker vergelijkt het concept met de bron en kijkt klant, producten, aantallen en leverafspraken na. Twijfelgevallen krijgen extra aandacht. Pas daarna bevestigt de medewerker de order. In deze uitwerking verstuurt de agent zelf geen bevestiging naar de klant.
Daarvoor moet de AI ook niet je volledige administratie kunnen lezen. We beperken de gegevens en acties tot wat de ordervoorbereiding nodig heeft. Instructies uit een klantbericht geven de agent geen extra bevoegdheden.
Wanneer is de flow bruikbaar?
We testen met representatieve bestellingen en met lastige gevallen: een onbekende klant, een oud artikelnummer, een dubbele mail en een tegenstrijdige hoeveelheid. Samen bepalen we welke gevallen een voorstel mogen opleveren en welke direct naar een medewerker gaan.
Je kunt daarna meten hoeveel correcties nodig zijn en hoeveel tijd ordervoorbereiding kost. Die nulmeting en de uitkomst van de test bepalen of verdere automatisering zinvol is. Een lager aantal handelingen is geen reden om controles over te slaan.
Vragen over deze aanpak
Dat kan een volgende bron zijn. WhatsApp vraagt een passende berichtenkoppeling; bij telefoon vertrek je van een beschikbare transcriptie. We onderzoeken die toegang en de kwaliteit eerst. Een chat met Odoo verbinden regelt die aanvoer niet vanzelf.
Nee, maar de variatie bepaalt hoeveel inrichting en controle nodig zijn. Begin bij een herkenbare orderstroom. Zo zie je eerst of de productgegevens en werkwijze voldoende houvast geven.
Verder ontdekken
Laat je terugkerende orderstroom zien
Bespreek hoe je bestellingen ontvangt, welke gegevens je medewerkers opzoeken en waar de uitzonderingen zitten. Dan kunnen we de opdracht gericht afbakenen.
Of bel ons
+32 53 89 50 21