Minimaliseer de manuele input van gegevens en genereer tijdwinst!

Wist je dat de meeste projecten in de wereld van technologie de afgelopen jaren voornamelijk draaiden rond het digitaliseren van bestaande processen om tijdwinst te genereren? Denk daarbij aan het welbekende CRM-systeem, ook wel te vergelijken met een digitale fichebak. Daarbij moet je het in- en uitvoerwerk van gegevens nog steeds manueel uitvoeren, maar deze digitale variant heeft veel voordelen qua gebruik. Zo kan je in het systeem onder andere zoeken op naam, locatie of industrie en kan je bepaalde informatie aan elkaar linken. Werkt persoon X bij verschillende bedrijven? Dan kan je dat met één druk op de knop terugvinden in je CRM-systeem.

De opkomst van automatische invoer en dataverrijking

Vandaag de dag wordt steeds meer gezocht naar oplossingen om ook de invoer te automatiseren. Een trend die nu al opkomt en in de toekomst zeker nog zal toenemen. Denk terug aan het voorbeeld van het CRM-systeem. Als je nu een visitekaartje ontvangt van een persoon die je graag in je database wil toevoegen, hoef je dat niet meer manueel te doen. Ondertussen bestaan er applicaties waarmee je met je telefoon een foto kan nemen van het visitekaartje, de gegevens ervan automatisch worden geanalyseerd en als contact op je telefoon wordt opgeslagen. Vervolgens maakt je telefoon een link met je CRM-systeem en worden de contactgegevens van de persoon in kwestie toegevoegd.

Zo bestaan er ook CRM-systemen die online extra informatie kunnen ophalen. Gegevens die het systeem haalt uit de KBO, zoals de zaakvoerders, omzet van het afgelopen jaar, etc. Een eenvoudige manier van dataverrijking, die zeer goed werkt als het om Belgische bedrijven gaat. Maar veel nuttige data bevinden zich vaak al intern en hoeven daardoor niet meer online opgezocht te worden. Door bestaande IT-systemen binnen een bedrijf aan elkaar te linken, kunnen gegevens worden uitgewisseld en bespaart dat veel tijd.

Het belang van gestructureerde documenten

Ook digitale facturen bevinden zich in een overgangsfase. POM is een bedrijf dat een mobiele applicatie heeft ontwikkeld, die gescande facturen en facturen in PDF-versie kan lezen én interpreteren. Je maakt een foto van het betalingsstrookje, de applicatie vertaalt de informatie en maakt een link met de betalingsapplicatie van je bank, zodat je de betaling direct kan uitvoeren. Daardoor hoef je de invoer van de gegevens niet meer manueel te doen en kost je administratie veel minder tijd. Het gebruik van gestructureerde digitale documenten is een optimalisatie van deze techniek en een project waarmee de Vlaamse overheid recent is gestart. Het betreft digitale documenten waarin de facturatiegegevens gestructureerd zijn opgeslagen, zodat de software snel en zonder fouten kan weten wat er bedoeld wordt.

Het kan zelfs nog een stapje verder. Stephane, een thesisstudent begeleid door Abstractive, heeft met behulp van een lerend algoritme ervoor gezorgd dat er een match wordt gemaakt tussen je overschrijvingsverkeer en openstaande bedragen. Zo hoef je niet meer te checken of onbetaalde facturen ondertussen zijn ingelost. Zelfs betalingen met vrije mededelingen kunnen worden gelezen en gelinkt aan het bijpassende openstaande bedrag. Hetzelfde geldt voor betalingen die afkomstig zijn van twee verschillende bronnen en tezamen een openstaand bedrag vormen.

Manuele input van gegevens verleden tijd?

Of manuele input van gegevens ooit tot de verleden tijd zal behoren, blijft een grote vraag. Maar op dit moment is dat nog een klein stipje aan de horizon. Om dát mogelijk te maken, moet iedereen gebruikmaken van dezelfde werkmethode, waaronder gestructureerde documenten en software die het kan interpreteren.

Wens je zelf meer tijdwinst te generen door middel van automatisatie? Contacteer ons gerust, dan bespreken we samen welke meerwaarde wij voor jou kunnen realiseren!